ファイル保存場所・命名ルールの決め方——「あのファイルどこだっけ？」をなくす

「先月の提案書、どこに保存しましたっけ？」

こんなやり取り、心当たりはありませんか。

中小企業の現場では、ファイルの保存場所がバラバラになりがちです。担当者ごとに自分のPCや個人フォルダに保存し、共有ドライブはあっても使い方がまちまち。結果、ファイルを探す時間が積み上がり、「あの人に聞かないとわからない」という属人化が進みます。

この問題、実はルールを1枚整理するだけでかなり改善できます。

なぜファイルがバラバラになるのか

多くの場合、原因はツールではなくルールの不在です。

共有ドライブを導入しても「どこに保存するか」の決まりがなければ、各自の判断に委ねられます。判断のコストを下げるために、人は慣れた場所（自分のPC・デスクトップ）に置いてしまいます。これは個人の問題ではなく、組織の設計の問題です。

まず決めるべき3つのこと

① 保存場所は「1か所」に絞る

共有ドライブ（Google Drive、SharePoint など）を1つ選び、「業務ファイルはここに保存する」と全員に徹底します。個人PCへの保存は原則禁止とするのが理想です。

② フォルダ構造は「役割」で分ける

「プロジェクト名」「取引先名」「年度」など、検索しやすい軸でフォルダを分けます。深さは3階層程度が現実的です。

③ ファイル名に「日付＋内容」を入れる

20260701_提案書_株式会社〇〇_v1.docx のように、日付・内容・バージョンを含めると後から探しやすくなります。「最終」「最終2」といった命名は厳禁です。

AYAKAからひとこと

ファイル管理のルールは、一度決めたら終わりではありません。半年〜1年に一度は見直しを。「どこに何があるか全員がわかる」状態は、組織の情報共有の土台です。