「どこに何があるか分からない」を解消するフォルダ設計の考え方

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。今回は「フォルダ設計」をテーマに、情報の迷子をなくすための考え方をお伝えします。

共有ドライブを導入したはずなのに、「あのファイルどこ？」という声が絶えない——。そんな状況に心当たりがある方は多いと思います。実は、情報整理がうまくいかない原因のほとんどはツールではなく、フォルダの設計にあります。いくら高機能なクラウドストレージを使っていても、構造が曖昧なままでは検索に頼るしかなくなり、保存場所もバラバラになっていきます。

「探す」より「たどり着く」設計が重要

フォルダ設計で目指すべきは、「検索すれば出てくる」状態ではなく、「どこにあるかが直感でわかる」状態です。初めてそのドライブを見る人でも大体の場所が見当つくような構造——それが理想のフォルダ設計です。

そのために最も重要なのが、第1階層の決め方です。第1階層は「誰が見ても意味がわかる」軸で設定することが大原則です。取引先別・プロジェクト別・業務種別（営業・総務・経理）など、組織全体で共通認識がある軸を選ぶと、メンバーが迷わずフォルダをたどることができます。部署ごとに独自の分類をしてしまうと、他の部署の人が情報にアクセスしにくくなるので注意が必要です。

「3階層まで」というルールを徹底する

フォルダ設計でよく起きる問題が、階層が深くなりすぎることです。「営業 ＞ 取引先名 ＞ 提案書」のような3階層であれば直感的にたどれますが、4階層・5階層と深くなると、保存するときも探すときも迷いが生じます。チームに「フォルダを作っていいのは3階層まで」というルールを設けるだけで、構造がシンプルに保たれます。

また、「その他」フォルダの作成は厳禁です。「とりあえずここに入れておこう」という便利さから生まれる「その他」フォルダは、やがて何でも放り込まれるブラックボックスになり、情報の墓場と化します。分類に迷ったら、既存のフォルダに収まるよう設計を見直すか、新しいカテゴリが必要かを改めて検討しましょう。

まず仮運用してみることが大切

完璧なフォルダ設計を最初から作ろうとすると、議論に時間がかかりすぎてしまいます。「8割の人が迷わない」構造ができれば、まず使い始めてみることが重要です。実際に運用してみると、「ここは使いにくい」「この分類はしっくりこない」といった声が出てきます。そのフィードバックを半年に一度の見直しタイミングで取り入れ、少しずつ育てていく——それがフォルダ設計の現実的なやり方です。

AYAKAからひとこと

フォルダ整理は「一度決めたら終わり」ではありません。組織が変わればフォルダも変える必要があります。大切なのは、変更の手間を最小にできるシンプルな構造をあらかじめ作っておくこと。最初の設計が100点でなくても、継続的に改善できる仕組みがあれば、必ず使いやすくなっていきます。