「会議を減らす」ために組織で決めておくべきこと

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。今回は「会議を減らすために、あらかじめ決めておくべきこと」についてお話しします。

「1日中会議ばかりで、仕事が全然進まない」——そう感じたことがある方は多いはずです。特に中小企業では、「全員で確認しよう」「念のため集まろう」という文化が根強く、本来なら不要な会議が多く開かれているケースが少なくありません。会議の本来の目的は「意思決定をすること」です。情報共有や進捗確認だけなら、別の方法でできることがほとんどです。

会議の目的を分類して整理する

会議を減らす第一歩は、今行っている会議の目的を整理することです。目的は大きく「意思決定」「問題解決・ブレスト」「情報共有」の3つに分けられます。このうち「情報共有」だけを目的にした会議は、ドキュメントやチャットで代替できる可能性が高いです。「先週の売上報告」「プロジェクトの進捗確認」といった内容は、NotionやGoogleスプレッドシートで非同期に共有する仕組みを作れば、わざわざ全員が集まる必要はなくなります。

意思決定のための会議も、事前に選択肢と判断材料を文書化しておくことで、会議の時間を大幅に短縮できます。「資料を見ながら説明する時間」が会議の大半を占めているとしたら、それは会議前に解決できる問題です。

「これは会議にすべきか」の判断基準を作る

会議を招集する前に確認するべき問いを、チームで共有しておくことが有効です。「チャットやドキュメントで解決できないか」「全員の参加が本当に必要か」「30分以内で終わらない場合は準備が足りないのではないか」——こういった問いかけを習慣化するだけで、不要な会議の招集は自然に減っていきます。

また、定例会議は「なんとなく続いている」ものが多いため、定期的に棚卸しをすることも大切です。月に一度、定例会議の必要性を見直すタイミングを設けるだけで、形骸化した会議を整理することができます。

会議の「質を上げる」ことも同時に意識する

会議を減らすことと同時に、残した会議の質を上げることも意識しましょう。アジェンダを事前に共有すること、開始・終了時間を守ること、議事録（少なくとも決定事項とネクストアクション）を残すこと——これらを徹底するだけで、会議の生産性は格段に上がります。「会議に出ることが仕事」ではなく、「会議で何を決めたか」が重要です。

AYAKAからひとこと

会議を減らすことへの抵抗感は、「顔を合わせないと不安」という文化的な背景から来ることも多いです。いきなり会議を廃止しようとするとチームが不安になるため、まずは「情報共有の定例」を非同期に移行するところから始めてみてください。小さな成功体験が積み重なると、チーム全体の意識が変わっていきます。