「繁忙期に気づいたこと」、そろそろ手をつけませんか
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
お盆も明けて、少し落ち着きを取り戻した頃でしょうか。業種によっては、夏の繁忙期を、ちょうど乗り越えたあたり、という方も、いるかもしれません。今週も、お疲れさまでした。
以前、夏の繁忙期のさなかに、こんな話を書いたことがあります。「忙しいときこそ、業務の詰まりどころが、くっきり見える。だから、そのとき感じたことを、メモしておきましょう」と。あのとき、何か、書き留めた方は、いらっしゃるでしょうか。今日は、その「繁忙期に気づいたこと」に、今、手をつけませんか、という話をさせてください。実は、この、落ち着いた時期こそが、いちばん大事なタイミングなんです。
忙しさが去ると、改善への熱も冷める
繁忙期のさなかは、誰もが、痛いほど感じています。「この作業、なんとかならないかな」「ここが、いつも詰まる」「毎年、同じところで苦労している」。その痛みは、とても切実で、「絶対に、来年こそは変えてやる」と、固く決意したりします。
ところが、繁忙期が過ぎて、少し余裕が出てくると、どうなるか。あの切実な痛みが、すーっと引いていくんですよね。喉元過ぎれば熱さを忘れる、とはよく言ったもので、忙しさが去ると、あんなに困っていたことも、「まあ、今は困ってないし、いいか」と、後回しになってしまう。そして、何も手を打たないまま、また次の繁忙期がやってきて、同じところで、また苦しむ。この繰り返しに、心当たりのある方は、多いのではないでしょうか。
つまり、改善のいちばんの敵は、忙しさそのものではなくて、忙しさが去ったあとの、「喉元過ぎた安心感」なのかもしれません。痛みを感じているときは、忙しくて手が打てない。痛みが引くと、今度は、手を打つ気が失せる。この、はざまで、改善が、いつも先送りにされていく。
「今」が、唯一のタイミングかもしれない
だからこそ、この、繁忙期を過ぎて、少し落ち着いた「今」が、改善に手をつける、絶好の、そして、ほとんど唯一のタイミングなんです。
繁忙期のさなかは、忙しすぎて、じっくり改善に取り組む余裕は、ありません。かといって、痛みが完全に引いてしまうと、改善への意欲も、失せてしまう。ちょうど、痛みの記憶がまだ残っていて、なおかつ、取り組む時間の余裕もある。その、絶妙なバランスが取れているのが、繁忙期を過ぎたばかりの、今なんです。もし、あのとき、詰まりどころをメモしていたなら、今こそ、それを開いてみてください。もし、メモしていなくても、記憶をたどれば、まだ、「ああ、あそこが大変だった」と、思い出せるはずです。その記憶が、まだ新しいうちに、手を打つ。それが、来年の繁忙期を、少しでも楽にする、唯一の道です。
考えてみれば、これは、以前お話しした「休み中の気づきを、忘れないうちに形にする」のと、まったく同じ構造ですね。気づきも、痛みも、時間がたつと、消えてしまう。だから、鮮度の高いうちに、行動に変えておく。せっかく、繁忙期に、身をもって学んだことです。それを、ただの「大変だった思い出」で終わらせるのは、あまりに、もったいない。
全部やらなくていい、ひとつでいい
とはいえ、繁忙期に感じた「直したいこと」は、たくさんあるかもしれません。それを、全部、一気に変えようとすると、それはそれで、大変です。だから、ここでも、欲張らないのがコツです。
まずは、いちばん痛かったこと、いちばん「これは、なんとかしたい」と思ったことを、ひとつだけ選ぶ。そして、それについて、「来年の繁忙期までに、どう変えられるか」を、考えてみる。作業のやり方を変えるのか、道具を導入するのか、人の配置を見直すのか、あるいは、そもそもその作業を、減らせないか。ひとつに絞れば、具体的に、考えられます。そして、今なら、時間の余裕もあるので、じっくり、腰を据えて、取り組めます。
ひとつ改善できたら、来年の繁忙期は、その分だけ、確実に楽になります。そして、また来年、新しい詰まりどころが見えたら、それを、また落ち着いた時期に、ひとつ直す。この、「繁忙期に気づき、落ち着いた時期に、ひとつ直す」というサイクルを、毎年、回していく。そうすれば、繁忙期は、年々、着実に、楽になっていきます。一年で全部を変えようとしなくていい。毎年ひとつずつでも、確実に前に進めば、数年後には、見違えるように変わっているはずですから。
もし、「繁忙期の課題を、なんとかしたいけれど、何から手をつけていいか分からない」「毎年、同じところで苦しんでいるのに、抜け出せない」と感じているなら、ぜひ、この落ち着いた時期に、一度ご相談ください。apro-incでは、繁忙期に見えた詰まりどころを一緒に洗い出し、優先順位をつけて、来年に向けた具体的な改善へと、つなげるお手伝いをしています。忙しさに追われて、いつも後回しにしてきた改善を、今度こそ、形にする。そのお手伝いを、させてください。この、絶好のタイミングを、逃さないでいただけたらと思います。
AYAKA’s View
「繁忙期に気づいて、落ち着いた時期に手を打つ」。言葉にすると、当たり前のことのようですが、これが、なかなか、できないんですよね。忙しいときは手が回らず、暇になると熱が冷める。だから、多くの会社が、毎年、同じ繁忙期の苦労を、繰り返してしまう。裏を返せば、この当たり前のサイクルを、ちゃんと回せる会社は、それだけで、一歩抜きん出られる、ということでもあります。
私がお手伝いをするときに、よくお伝えするのは、「改善は、暇なときにするもの」ということです。忙しいときは、改善どころではありません。だから、少し落ち着いた、まさに今のような時期に、来たるべき忙しさに備えて、手を打っておく。農作業で言えば、収穫の合間に、次の種をまき、土を耕しておくようなものです。目の前が落ち着いている今だからこそ、少し先を見て、動く。その少しの先回りが、来年の自分を、大きく助けてくれます。この週末、少し時間があれば、繁忙期に感じたことを、思い出してみてください。そして、そのひとつに手をつけたくなったら、いつでも声をかけてください。よい週末を。
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