【そのまま使える】DXを成功させるRFP（提案依頼書）の具体的な記入例とテンプレート

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

前回の記事では、DXやIT導入の成功に欠かせない「RFP（提案依頼書）」の基本について解説しました。「意味はわかったけれど、実際に白紙の状態から書くのは難しそう…」と感じていませんか？

そこで今回は、多くの企業が導入を検討する「顧客管理（CRM）システム」を題材に、そのまま使える具体的なRFPの記入例を作ってみました！これを見ながら、自社の状況に当てはめて考えてみてくださいね。

RFPの具体的な記入例（テーマ：顧客管理システムの導入）

今回は、営業部が50名ほどの「架空のBtoB専門商社」が、エクセル管理からシステムへ移行する場合のRFPサンプルです。

プロジェクトの背景・目的

【記入例】 現在、当社の営業活動における顧客情報や商談進捗は、各営業担当者が個別のエクセルファイルで管理しています。そのため、担当者間での情報共有ができておらず、属人化が進んでいます。 また、過去の商談履歴が残っていないため、引き継ぎのトラブルや、機会損失が発生しています。 本プロジェクトの目的は、顧客情報の一元管理と見える化を行い、チーム全体の営業効率と成約率を向上させることです。

現在の課題と解決したいこと

【記入例】

• 課題①：外出先から顧客情報や過去のやり取りをスマホで確認できない。
• 課題②：誰がどの案件を進めているか、リアルタイムで上司が把握できない。
• 課題③：エクセルファイルの先祖返り（どれが最新版かわからなくなる現象）が頻発している。

システムへの要望（機能要件）

【記入例】 【必須（Must）の機能】

• クラウド型システムで、PCだけでなくスマートフォンからも閲覧・入力ができること。
• 顧客情報、商談履歴、次回アクション、売上見込みを紐づけて管理できること。
• 営業メンバー全員（約50名）が同時にアクセス・編集できること。

【できれば欲しい（Want）の機能】

• 現在使用している会計ソフト（〇〇システム）とデータ連携ができること。
• 商談のフェーズ（初回訪問、見積提示、契約交渉など）がグラフで視覚化できること。

スケジュールと予算

【記入例】

• 予算感：初期導入費用〇〇万円、月額費用1人あたり〇〇円以内。
• 希望納期：202X年10月からのテスト運用、12月からの本番稼働を目指します。

AYAKA’s View

RFPの記入例を見ていただくとわかる通り、専門的なIT用語はほとんど使っていませんよね。RFPで最も大切なのは、エンジニアっぽい言葉を使うことではなく、「今、何に困っていて、どうなりたいのか」を素直に書くことです。

機能の「必須（Must）」と「できれば（Want）」を分けておくのもポイント。これをしておかないと、ベンダーから予算オーバーの見積もりが来て驚くことになります。まずはこの例をベースに、自社の困りごとを書き出すことから始めてみてくださいね！

「記入例を見ても、やっぱり自社のケースに落とし込むのは難しい…」「機能の優先順位がつけられない」という方は、ぜひapro-incにお任せください。客観的な視点から業務を整理し、ベンダーにしっかりと伝わるRFP作成をAYAKAがマンツーマンでサポートします！

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