こんにちは、apro-inc的業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
RPA構築の前に「業務の下ごしらえ＝棚卸し」が必要である理由について、前回お話ししました。
では、実際に現場の業務をどのように洗い出し、RPAに引き渡せる形に整理していけばよいのでしょうか？
難しく考える必要はありません。今回は、私たちがコンサルティングの現場でも実践している、今日からできる「業務棚卸しの4ステップ」と、失敗しないためのコツを具体的にお教えします！
業務棚卸しを成功させる4つのステップ
業務の棚卸しは、以下のステップで進めると驚くほどスムーズに整理できます。
【ステップ1：書き出し】業務をすべて机の上に並べる
まずは、担当している業務を思いつく限りExcelや付箋に書き出します。「毎朝の入金確認」「週1回のレポート作成」など、粒度は細かくなくて構いません。まずは「見える化」することがスタートです。
【ステップ2：分解】手順を「小学校5年生」にも伝わるレベルにする
RPA化したい業務を選んだら、その手順を極限まで細かく分解します。 ×「システムからデータをダウンロードする」 〇「①ブラウザを開く、②URLを入力する、③ログインIDとPWを入れる、④検索ボタンを押す、⑤CSVダウンロードボタンを押す」 これくらい細かくステップを分けることで、RPAの設計図（シナリオ）がほぼ完成します。
【ステップ3：仕分け】「やめる」「減らす」を判断する
分解した手順の中に、「これ、何のためにやってるんだっけ？」という無駄がないか精査します。不要な手順はこの段階でバッサリとカットし、手順を最短・最軽量に整えます。
【ステップ4：標準化】例外ルールを無くして一本道にする
「水曜日だけは処理が変わる」「〇〇さんの案件だけは特殊」といった例外を、できる限り「いつでも同じ手順」になるように統一（標準化）します。
現場を巻き込む棚卸しの「秘訣」
棚卸しを現場にお願いすると、「自分の仕事を取られるのではないか」「面倒な作業が増える」と非協力的になってしまうことがあります。
コツは、「皆さんの仕事をラクにするために、今ある『めんどくさい作業』を全部教えてほしい！」とアプローチすることです。不満や愚痴の中にこそ、RPAで自動化すべき最高の宝（単純作業）が隠されています。
AYAKA’s View
4回にわたってお届けしたRPAシリーズ、いかがでしたでしょうか？
手順を細かく分解する「ステップ2」は、一見するとすごく面倒に思えるかもしれません。でも、この作業を一度やっておくと、RPA化できるだけでなく、新しく入ってきた後輩への「最高のマニュアル」にもなるんです。
業務の棚卸しは、システムを導入するためだけの作業ではありません。自分たちの働き方を振り返り、よりスマートで自由な時間を手に入れるための「未来への投資」です。
最初から完璧を目指さず、まずは「週に1回、30分だけかかるあの作業」の書き出しから、一緒に始めてみませんか？
組織に合わせたDX・業務改善をサポートします
apro-incでは、属人化してしまった業務の可視化、棚卸しシートの作成から、RPAの定着まで伴走サポートしています。「業務の切り出し方が分からない」「マニュアル化が進まない」とお悩みの企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
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