こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
「NotionとGoogle、どちらが良いツールなのかは分かったけれど、結局『今のうちのチーム』にはどっちが最優先なんだろう？」
新しいツールを導入する際、最後に背中を押す具体的な判断基準が欲しいですよね。ツールの選定で迷ったときは、機能の数ではなく、「今、現場がどんな困りごとを抱えているか」から逆算するのが一番の近道です。
今回は、3分で自社に最適なツールが判定できる「YES/NOチェックリスト」と、状況別の「どっちが便利？早見表」をご用意しました。ぜひチームの現状と照らし合わせながらチェックしてみてください！
3分でわかる！自社に合うのはどっち？チェックリスト
以下の10個の質問のうち、あなたのチームはどちらに多くチェックがつきますか？
Google Workspaceが最優先のチーム
- [ ] 1. 会社専用の信頼できるメールアドレス（独自ドメイン）を新規で作る、または移行したい
- [ ] 2. 社員のスケジュール（カレンダー）を一元管理し、会議の室予約なども連動させたい
- [ ] 3. 大量の数値データや複雑な財務計算、売上予測のシミュレーションをゴリゴリ行う
- [ ] 4. 契約書や提案書など、社外に「PDFやWord形式」で提出する書類作成が多い
- [ ] 5. ITがあまり得意ではないメンバーが多く、説明書なしですぐに使える安心感が欲しい
Notionが最優先のチーム
- [ ] 1. 社内マニュアルや議事録が複数のフォルダに散乱していて、検索しても見つからない
- [ ] 2. プロジェクトの「タスク」「仕様書」「スケジュール」を、バラバラにせず1つの画面で管理したい
- [ ] 3. 業務の流れ（進捗状況）に合わせて、カンバン方式やガントチャートに見た目を一瞬で切り替えたい
- [ ] 4. メンバーの「日報」や「ノウハウ」を蓄積し、会社の資産としてオープンに共有したい
- [ ] 5. Slackなどの外部チャットツールと連携して、ノーコードで業務を自動化させたい
どっちが便利？状況別・早見表
「こんな状況のときは、こっちのツールを使う方が圧倒的に便利！」という具体的なビジネスシーンを早見表にまとめました。
| あなたのチームの現在の状況・目的 | おすすめツール | ここが便利！選ぶべき理由 |
| 会社を立ち上げたばかり、またはITインフラの土台を整えたい | Google Workspace | メール、カレンダー、クラウド保存（Drive）が安全かつセットで一瞬で手に入ります。 |
| 「あの件、どこまで進んでる？」というプロジェクトの迷子を無くしたい | Notion | タスクと関連する議論や資料を1つの「ページ」に集約できるため、進捗が可視化されます。 |
| 数万件の顧客リストの管理や、マクロを使った自動集計を行いたい | Google Workspace | スプレッドシートの処理能力と、GASによる精密な自動化は大量データ処理に最強です。 |
| 新入社員向けの「研修マニュアル」や「業務引き継ぎ書」を作りたい | Notion | 誰でも簡単にWebサイトのような読みやすいレイアウトが作れ、キーワード検索も超高速です。 |
| 社外向けにセミナーの申し込みフォームやアンケートを作りたい | Google Workspace | Googleフォームなら、大量の同時アクセスでもサーバーが落ちず、セキュリティ面も安心です。 |
まとめ：迷ったら「今、一番解決したいストレス」に投資しよう
チェックリストと早見表はいかがでしたか？
もし、「社内のコミュニケーションやインフラ（メール・予定）がガタガタ」なら、まずはGoogle Workspaceで土台を固めてください。
一方で、「インフラはあるけれど、情報やタスクが散らばって業務の進捗が見えない」なら、Notionを導入して情報の整理整頓を始めるタイミングです。
どちらのツールも、正しく配置すれば現場のストレスを消し去る強力な味方になります。自社の現状に合わせて、最適な一歩を踏み出してくださいね！
AYAKA’s View
多くの企業を見てきて感じるのは、「話題のツールだから」という理由でNotionを導入しても、社内の情報整理のルールが決まっていなければ、結局使いこなせずに終わってしまうということです。逆に、Google Workspaceだけで無理にタスク管理をしようとして、スプレッドシートの山に埋もれてしまうケースも多々あります。
ツールはあくまで「手段」です。まずはこのチェックリストを使って、「現場が今、何に一番困っているのか」を言葉にすることから始めてみてください。もし自社での判断が難しければ、私たちが客観的な視点から最適なツールの組み合わせをご提案します！
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