社員が使ってくれないシステムには理由がある｜定着率を9割にする現場の巻き込み方

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

「せっかくシステムを入れたのに、現場が使ってくれない」。「結局、みんな古いエクセルに戻ってしまう」。こんなご相談を、私はとてもよくいただきます。

でも、安心してください。社員が使ってくれないのは、「やる気がない」からではありません。そこには、はっきりとした理由があります。そしてその理由を取り除けば、定着率は大きく上がります。今日は、現場が使わない理由と、定着率を9割に近づける巻き込み方をお話しします。

社員がシステムを使わない3つの理由

理由1　「なぜ使うのか」が伝わっていない

人は、理由がわからないと、今までのやり方を変えたくありません。「上が決めたから」だけでは、現場は動きません。「これを使うと、あなたのこの作業が楽になる」という、本人にとってのメリットが伝わっていないと、システムは「面倒な仕事が増えた」としか受け取られません。

理由2　最初の「つまずき」を放置している

新しいシステムは、使い始めに必ず「わからない」という壁があります。このときに聞ける相手がいないと、人は「やっぱりいつものやり方が早い」と判断して、戻ってしまいます。最初の数週間をどう支えるかが、定着の分かれ道です。

理由3　現場の声を聞かずに決めている

導入を決める段階で現場の声を聞いていないと、「自分たちの仕事をわかっていない人が決めたもの」という意識が生まれます。逆に、少しでも選定に関わった人がいると、「自分たちのシステム」という感覚が生まれ、定着が進みます。

どれも共通するのは、「ツールの問題」ではなく「人との関わり方の問題」だということです。だからこそ、巻き込み方を工夫すれば、定着率は大きく変わります。

定着率を9割に近づける、現場の巻き込み4ステップ

• ステップ1：選定段階で現場の代表を巻き込む（「自分たちも決めた」状態をつくる）
• ステップ2：「あなたの何が楽になるか」を一人ひとりに伝える
• ステップ3：最初の1ヶ月は「聞ける人」を決めておく
• ステップ4：小さく始めて、「使えた」体験を早くつくる

とくに大切なのは、ステップ3の「聞ける人」です。複雑なマニュアルを渡すよりも、「困ったらこの人に聞けばいい」という安心感が、現場の一歩を軽くします。

AYAKA’s View

システムが使われないとき、原因を「現場のやる気」にしないでください。
多くの場合、原因は「伝え方」と「最初の支え方」にあります。
つまり、定着はやり方で変えられるということです。
現場を責める前に、巻き込み方を一緒に見直してみませんか。

「使われる状態」まで、一緒に伴走します

システムの定着は、導入して終わりではなく、「現場が迷わず使える状態」になって初めてゴールです。でも、日々の業務を回しながら、そこまで伴走するのは簡単ではありません。

apro-incの定着サポート相談では、貴社の現場の状況を伺いながら、「どこにつまずきがあるか」「どう巻き込めば使われるようになるか」を一緒に考えます。すでに導入済みのシステムでも、今から定着を進めることは十分可能です。「使われていない」と感じた今が、見直しのタイミングです。初回のご相談は無料です。

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