【バラバラ返上】ツール乱立でコスト増…？Google Workspaceで業務を1つにまとめるメリット

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

「連絡はチャットツール、会議はZoom、ファイルの保存はCloudストレージ、メールは別のシステム……」

気がつけば、社内で使うITツールがバラバラに乱立していませんか？ 個々のツールは便利でも、これだけ増えてしまうと次のような「悲鳴」が社内から上がってきます。

• 「毎月のサブスク代（ランニングコスト）がバカにならない」
• 「あの書類、どこに保存したっけ？と探す時間がムダ」
• 「社員のアカウント管理やパスワード設定が面倒くさい」

そんなお困りごとの解決策としておすすめなのが、Google Workspace（グーグル ワークスペース）のような「グループウェア」への統合です。すべての業務を一箇所にまとめると、驚くほど会社がスッキリします。今回はそのメリットと進め方を解説します。

ツールを1つにまとめると、何が「すっきり」するのか？

Google Workspaceを導入すると、メール（Gmail）、カレンダー、Web会議（Google Meet）、チャット、ファイル保存（Googleドライブ）、文書作成ツールがすべて「1つの契約、1つのアカウント」で手に入ります。

これにより、会社経営に3つの大きなメリットをもたらします。

1. ランニングコストが劇的に下がる

「ツールAに1人月1,000円、ツールBに800円、ツールCに1,500円……」と個別に払っていた費用が、グループウェア1本の料金（例：Google Workspaceなら1人月数百円〜2,000円程度）に一本化されます。気がつくと、全体のITコストが半減していたというケースも珍しくありません。

2. 「情報を探す迷子」がいなくなる

ツールがバラバラだと、「Slackで送られたファイルだっけ？メールだっけ？」と迷子になりますよね。Google Workspaceなら、全てのデータが「Googleドライブ」の中に集まるため、検索窓にキーワードを1つ入れるだけで、探したい資料が1秒で見つかります。

3. セキュリティと管理の負担が10分の1に

新入社員が入った時や退職者が出た時、複数のツールの設定を変更するのは大変な手間ですし、消し忘れのリスク（セキュリティの穴）もあります。統合されていれば、1つの管理画面からワンクリックで設定が完了します。

バラバラの状態から「すっきり統合」させる3ステップ

いきなり全てのツールを解約すると社内がパニックになります。以下の順序でスマートに移行しましょう。

• ステップ1：現在の「ツールとコスト」を書き出す いま会社全体で何のツールに毎月いくら払っているか、誰が使っているかを一覧表（リスト）にします。使われていない「幽霊アカウント」が見つかることも多いです。
• ステップ2：まずは「メールとカレンダー」から移行する Google Workspaceを契約したら、まずは会社のメールとスケジュール管理を移行します。ここがすべての業務の土台になります。
• ステップ3：他のツールを順番に「お引っ越し」する 「来月からはZoomではなくGoogle Meetを使います」「ファイルはすべてGoogleドライブに集めます」と、1ヶ月に1つずつお引っ越しを進め、古いツールを解約していきます。

AYAKA’s View

多くの会社がツール乱立に悩むのは、「その時々の必要性に応じて、良さそうなものを部分的に足してきた」からです。これは会社が成長している証拠でもあるので、決して悪いことではありません。

しかし、ある程度ツールが増えた段階で「家全体の模様替え」をするように、システム全体を見直すタイミングが必ずやってきます。

グループウェアに統合することは、単にコストを下げるだけでなく、「社員の脳のエネルギー消費を減らす」ことにつながります。ログインし直す手間や、データを探すイライラがなくなるだけで、現場の集中力と生産性は見違えるほど上がります。 「うちのIT、ちょっと散らかっているな」と感じたら、ぜひ「ひとまとめ」にする心地よさを体感してみてください！

apro-incでは、Google Workspaceをはじめとしたグループウェアの導入・移行や、乱立した社内ツールの仕分け・コスト削減のご相談を承っています。 「自社の場合、どのプランが最適か分からない」「現在のツールから安全にお引っ越ししたい」という企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。スッキリと無駄のないIT環境づくりをサポートします。

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