「とりあえずやってる業務」を見直す｜やめる・減らす業務の見極め方
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
「この作業、何のためにやっているんだっけ？」。ふと、そう思ったことはないでしょうか。毎週作っているけれど誰が見ているか分からない資料。昔からの慣習で続いている手続き。念のために取っている二重の確認。
業務改善というと、つい「どうすれば速くできるか」「どんなツールを使えば効率が上がるか」と考えがちです。けれど、本当に効く改善は、もっとシンプルです。それは「やめる」こと。そもそもやらなくていい業務をなくせば、速くする工夫すら要らなくなります。
今回は、惰性で続いている「とりあえずやってる業務」を見極め、やめる・減らす判断をするための視点をご紹介します。改善の足し算ではなく、引き算のお話です。
なぜ「いらない業務」は減らないのか
ムダだと薄々気づいていても、業務はなかなか減りません。そこには、減らせない理由があります。
理由1 「昔からやっているから」が続いている
始めた当初は意味があった業務も、状況が変われば不要になります。けれど「ずっとやってきたこと」をやめるには勇気がいります。誰も「やめよう」と言い出さないまま、惰性で続いていく。気づけば、目的を失った業務だけが残っているのです。
理由2 「念のため」が積み重なっている
「念のため確認」「念のため報告」「念のため保存」。一つひとつは正しく見えますが、積み重なると大きな負担になります。何かあったときの不安から生まれた業務は、いったん始まると、なかなかやめる判断ができません。
理由3 「やめる」と決める人がいない
業務を増やすのは現場の判断でもできますが、やめるには「やめていい」という判断や承認が必要になりがちです。その判断をする人や場がないと、「やめたいけれど、勝手にやめていいか分からない」状態のまま、業務は残り続けます。
やめる・減らす業務の見極め方｜3つの問い
どの業務を手放すか。次の3つの問いに沿って棚卸しすると、見極めがしやすくなります。
問い1 「この業務をやめたら、誰が困るか？」
まず、その業務をやめたときに本当に困る人がいるかを問います。「念のため」で続けている業務の多くは、実はやめても誰も困りません。逆に、特定の誰かが確実に困るなら、それは必要な業務です。「困る人がいない業務」は、やめる第一候補です。
問い2 「目的は今も生きているか？」
その業務が始まった目的を確認します。目的がすでに失われていたり、別の方法で達成されていたりするなら、業務だけが惰性で残っている状態です。たとえば、システムで自動集計できるようになったのに、手作業の集計も続けている、といったケースです。目的が消えた業務は、減らす対象になります。
問い3 「頻度や精度は、本当にこのままでいいか？」
やめられない業務でも、減らせることは多いものです。毎日やっている報告を週1回にできないか。100%の精度が要らない業務に、過剰な手間をかけていないか。「ゼロにする」だけでなく「頻度を落とす」「簡略化する」という減らし方も、立派な改善です。
自社の「とりあえず業務」を点検する｜チェックリスト
次の項目に当てはまるものがあれば、やめる・減らす余地があります。
■ 「何のためにやっているか」をすぐに説明できない業務がある
■ 作っているが、誰が見ているか分からない資料がある
■ 「念のため」で続けている確認や報告が複数ある
■ 昔からの慣習で、惰性で続いている手続きがある
■ システム化したのに、手作業も並行して残っている
3つ以上当てはまる場合は、新しい改善を足す前に、まず引き算の棚卸しをするタイミングです。
「やめる」は、最も効率のいい改善
業務改善の現場で、私が最初におすすめすることの一つが、この「やめる業務の棚卸し」です。なぜなら、やめることには、新しいツールも予算も訓練も要らないからです。やめると決めるだけで、その瞬間から時間が生まれます。これほど効率のいい改善はありません。
そして、引き算で生まれた時間こそ、本当に価値のある仕事や、これまで手が回らなかった改善に使えます。忙しさの正体が「やらなくていいこと」だったとしたら、それを手放さない理由はありません。とはいえ、「何をやめていいか」「どう合意を取るか」は、一社だけで進めると判断に迷うものです。客観的な視点があると、思い切った引き算がしやすくなります。
apro-incでは、業務の棚卸しから、やめる・減らす業務の見極め、現場の合意づくり、生まれた時間の活かし方まで伴走します。「忙しいのに成果が出ない」「ムダな業務を減らしたいが、どれを手放していいか分からない」と感じている方は、まずはお気軽にご相談ください。御社の業務を一緒に棚卸しし、引き算から始める改善を設計します。
AYAKA’s View
改善というと、何かを新しく始めることだと思われがちですが、本当に難しくて、本当に効くのは「やめること」です。長く続けてきた業務ほど、やめるには心理的な抵抗があります。「これをやめて、もし何かあったら」という不安が、手放す判断を鈍らせます。
だからこそ、やめる業務の見極めは、感覚ではなく問いで進めるのが大切です。「やめたら誰が困るか」「目的は今も生きているか」。この問いに正直に答えていくと、手放せるものが驚くほど見つかります。引き算で生まれた時間は、御社の未来をつくる仕事に使ってください。何から手放すか迷ったら、AYAKAが一緒に棚卸しします。いつでもご相談ください。
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