「聞かないとわからない」をなくす——誰でも情報にアクセスできる仕組みの作り方
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。今回は「誰でも情報にアクセスできる仕組み」の作り方についてお話しします。
「その情報は〇〇さんしか知らない」「マニュアルがどこにあるか分からないから、いつも担当者に聞いている」——こういった状況が日常になっているとしたら、組織の情報共有に大きな課題があります。情報が特定の人や場所に集中していると、担当者が不在のたびに業務が止まり、組織の生産性が下がり続けます。
情報の「属人化」はなぜ起きるのか
情報が属人化する背景には、いくつかの構造的な原因があります。まず、情報をどこに保存すればよいかのルールがないため、各自が自分のやりやすい方法で管理してしまいます。次に、「自分しか知らない情報がある」ことが、無意識のうちに仕事の存在意義と結びついてしまっている場合もあります。そして最も根本的な問題として、「情報を共有する場所・仕組みがそもそも整備されていない」ということが挙げられます。
アクセス可能な情報の仕組みを作る
誰でも情報にアクセスできる環境を作るためには、まず「どの情報をどこに置くか」を決めることが必要です。業務手順はNotionのマニュアルページ、顧客情報はCRM（顧客管理システム）、ファイルは共有ドライブという形で、情報の種類ごとに保管場所を明確にします。そのうえで、各ツールへのアクセス権を整理し、必要な人が必要な情報にアクセスできる状態を作ります。
アクセス権のコントロールも重要です。全員が全情報にアクセスできる必要はありませんが、「閲覧できる人が限られすぎている」ために生まれる情報の孤立は防ぐ必要があります。役割・業務範囲に応じた適切なアクセス権の設定を、定期的に見直すことを習慣にしましょう。
「探しやすさ」を意識した情報設計
情報をどこかに置いておくだけでは不十分で、「探しやすい」状態を作ることが重要です。ドキュメントのタイトルは内容が一目でわかるものにすること、インデックスページ（目次）を作ること、タグや検索機能を活用することなど、情報にたどり着きやすくするための工夫が必要です。Notionのように検索機能が強力なツールを使えばある程度カバーできますが、それに頼りすぎず基本的な構造は整えておくことが理想です。
AYAKAからひとこと
情報の属人化を解消するのは、一人の力でできることではありません。「情報を残す人」「情報を整理する人」「情報を使う人」全員が仕組みに参加して初めて機能します。まずは自分の業務の中で「自分だけが知っていること」をリストアップして、それをドキュメント化するところから始めてみてください。
