こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
「提案書を1本作るのに半日かかる」 中小企業の営業担当者からよく聞く言葉です。調査によると、営業担当者が1日のうち商談以外の業務（資料作成・移動・報告書作成）に費やす時間は全体の約65%にのぼります。実際に顧客と向き合っている時間は、わずか35%程度です。
MITの研究では、ChatGPTを活用した文書作成において作業時間が平均40%削減されることが確認されています。つまり、半日かかっていた提案書が3時間で仕上がる計算です。今回はその具体的な方法をプロンプト例付きで解説します。
なぜ提案書作成に時間がかかるのか
提案書作成が遅い理由は「構成を考える時間」と「言葉を選ぶ時間」の2つがほとんどです。 逆に言えば、AIはこの2つを代替するのが最も得意な領域です。「何を・どの順番で・どんな言葉で伝えるか」の初稿を10分で生成し、そこに自社の実績・数値・担当者の個性を加える。この役割分担が、AI時代の提案書作成の正解です。
AI活用の3ステップフロー
提案書をAIで作る基本の流れは次の3ステップです。
- STEP1 情報を整理して入力する：顧客の課題・提案内容・期待効果・費用感をメモ書きで整理（5分）
- STEP2 ChatGPTで文章・構成を生成する：整理した情報をもとにプロンプトを入力し、提案書の骨格を出力（3〜5分）
- STEP3 GammaまたはCopilotで見た目を整える：生成した文章をスライドツールに貼り付け、デザインを自動生成（2〜5分）
合計10〜15分で提案書の初稿が完成します。あとは数値や固有名詞を確認・修正して完成です。
今すぐ使える！提案書プロンプト（コピペOK）
以下のプロンプトをChatGPTにそのまま貼り付け、[ ]の部分を自社情報に書き換えて使ってください。
| 💬 提案書生成プロンプト（コピペOK） あなたは中小企業向けのビジネスコンサルタントです。 以下の情報をもとに、経営者向けの提案書の構成案と各スライドの本文を作成してください。 【提案の目的】 [例：バックオフィス業務の自動化サービス導入を検討してもらうこと] 【提案相手】 [例：従業員20名の製造業、IT知識のない代表取締役] 【提案する内容】 [例：経理・勤怠・経費精算を一括クラウド化するサービス] 【構成（スライド数）】 ①現状の課題 ②解決策の提案 ③導入効果（数値あり） ④費用と期間 ⑤次のアクション 全5スライド、各スライド本文3行以内、結論から書く形式 【制約】 専門用語を避け、経営者が5分読んで意思決定できる内容にする 反論への先回り回答をスライド③に含める |
このプロンプトの肝は「結論から書く」と「反論への先回り」です。この2点を明示するだけで、読み手の経営者が決断しやすい提案書になります。
組み合わせると最強：AIツール比較
ChatGPTで文章を生成した後、スライドデザインを自動化するツールを組み合わせると、完成度が格段に上がります。
| ツール | 月額費用 | できること | おすすめの使い方 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT（Plus） | 約3,000円/月 | 提案書の構成・文章・想定Q&A・競合比較表を生成 | テキスト中心の提案書・メールの下書き |
| Gamma | 無料〜約1,500円 | 入力したテキストから自動でスライドを生成・デザイン | PowerPoint不要で見栄えのいい資料を素早く作成 |
| Notion AI | 約2,000円/人 | 情報整理・提案書テンプレ管理・議事録との連動 | 情報共有と資料作成を一体化させたいチーム向け |
| Microsoft Copilot | Microsoft 365に追加 | PowerPoint・Word・Excelをそのまま自動生成 | Office製品をすでに使っている企業に最適 |
デザインに自信がない方にはGammaが特におすすめです。ChatGPTで生成したテキストをそのままGammaに貼り付けると、テーマカラーを統一した見栄えのいいスライドが数分で完成します。PowerPointを開く必要すらありません。
営業メール・スカウト文への応用
提案書と同じプロンプトの構造は、営業メールやスカウト文にも応用できます。
| 💬 営業メール生成プロンプト（コピペOK） 以下の条件で、初対面の取引先への営業メールを作成してください。 【目的】：バックオフィスDXサービスの提案アポイントを取得する 【相手】：IT企業の経営者（50代男性） 【自社の強み】：中小企業のバックオフィス改善実績100社以上 【トーン】：丁寧かつ簡潔。押しつけがましくない 【文字数】：250字以内 【禁止事項】：一般的な挨拶文・前置きは不要 |
AYAKA’s View
「AIに書かせた提案書って、なんか温かみがなくない？」という声をよく聞きます。でも、AIが得意なのは「骨格と言葉の選択」。温かみや熱量、自社ならではのエピソードは、人間が後から加えるものです。
AIは「0→60点の初稿」を10分で作ってくれます。残りの60→90点は、あなたの言葉と経験が担う。その役割分担こそが、AI時代の営業スタイルです。
「プロンプトをカスタマイズして自社に最適化したい」「AIをどう営業プロセスに組み込むか相談したい」 そんな方はぜひapro-incにご相談ください。
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