【kintone・AppSheet】前任者がいるうちに！ノーコードアプリを安全に引き継ぐ「仕様確認」のチェックリスト

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

「来月から、前任者が作ったkintoneのアプリ（またはAppSheetのシステム）の管理をお願いね」 そんな風に、突然ノーコードアプリの保守・運用を任されて戸惑っていませんか？

プログラミング不要で簡単に作れるノーコードツールですが、だからこそ「作った人にしか中身が分からない」というブラックボックス化が起きやすいのが難点です。

しかし、幸いにも「前任者がまだ社内にいて、相談できる」のであれば大チャンスです！今回は、前任者がいるうちに必ず確認しておくべき「仕様確認の3大ポイント」をチェックリスト形式でお届けします。

前任者がいるうちに確認すべき3つのこと

画面の設定を見るだけでは分からない「業務の文脈」を聞き出すことが重要です。

1. 「何のために作ったか（背景）」と「実際の業務フロー」を聞く

まずは、アプリの設定画面を開く前に「このアプリは、誰が、どんな業務の、どの課題を解決するために作ったのか」というストーリーを聞きましょう。

• どの部署の、誰が毎日使っているのか？
• このアプリにデータが入力される前と後には、どんな人間の作業があるのか？ 全体の業務フローが頭に入っていないと、後からアプリの設定を見ても意味が理解できません。

2. 「プラグイン」「外部連携」「自動化」の有無を確認する

kintoneの拡張機能（プラグイン）や、AppSheetのBot機能（自動メール送信など）、外部のシステム（LINEやMake、Power Automateなど）と連携している部分は、見た目以上に複雑です。 「ボタンを1回押すと、裏でどこにデータが飛ぶようになっているか」の全体図をホワイトボードなどに書いてもらい、スマホで写真を撮っておきましょう。

3. 「過去に起きたトラブル」と「今後の改善予定」を聞く

「実は、月末にデータが集中するとエラーが出やすい」「本当は〇〇機能も付けたかったけれど、時間がなくて諦めた」といった、前任者の頭の中にしかない“本音”をヒアリングします。これが今後の保守で最も役立つお宝情報になります。

AYAKA’s View

前任者から引き継ぎを受ける際、一番やってはいけないのは「マニュアルや仕様書を新しく作ってもらおうとすること」です。前任者も通常業務で忙しいため、仕様書作りを頼むと引き継ぎ自体が後回しになり、結局何も残らないまま退職…ということになりかねません。

おすすめは、「前任者が実際にアプリを操作している画面を、自分のスマホやWeb会議ツール（Zoomなど）で録画させてもらうこと」です。 「ここをクリックすると、裏でこういう計算が走るよ」といった会話ごと動画に残しておけば、それが世界で一番分かりやすい最新の「仕様書」になります。前任者の時間を奪わずに最大の情報を得る、スマートな引き継ぎを実践してみてください！

apro-incでは、kintoneやAppSheetなどの導入だけでなく、属人化してしまった社内アプリの引き継ぎ・整理・マニュアル化のサポートも行っています。 「前任者から引き継いだけれど、中身が複雑で触るのが怖い」「引き継ぎの立ち会いや、仕様の整理をしてほしい」といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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