承認フローをシンプルにする—「決まらない」「遅い」を解消する条件設計
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。今回は承認フローをシンプルにするための方法についてお話しします。
「稟議を出してから承認が下りるまで2週間かかる」「担当者がいないと何も動かせない」——こういった状況は、スピードが求められる現代のビジネス環境において大きな足かせになります。承認フローが複雑になりすぎると、意思決定のスピードが落ち、現場のモチベーションも下がります。必要な承認プロセスは維持しながらも、不要な承認ステップをそぎ落とすことが重要です。
承認フローが複雑化する原因
承認フローが複雑になる背景には、いくつかの共通したパターンがあります。最もよくあるのが、「過去に何か問題があったときに確認ステップを追加した」という経緯です。一度追加された承認ステップは、問題が解決されたあとも慣性で残り続けます。また、「念のため上長にも確認してもらう」という文化が根付いていると、必要性の薄い承認が積み重なっていきます。
結果として、「3人のハンコが必要な書類」「誰が最終承認者なのかわからないフロー」「承認待ちで案件が止まっている状況」が生まれます。これは組織にとって大きなロスです。
承認フローを見直す3つのアプローチ
まず取り組むべきは、現在の承認フローの棚卸しです。どの業務に、誰の承認が、なぜ必要なのかを書き出してみると、「この承認ステップは本当に必要か？」が見えてきます。必要性が見当たらない承認ステップは廃止を検討します。
次に、金額・リスクレベルに応じた承認の段階分けを整備することです。たとえば「3万円未満の発注は担当者の判断で実行可能、10万円以上は部長承認が必要」というように、金額に応じた基準を作ることで、少額の案件が不要な承認待ちになる状況を防げます。
そして最後に、承認フローをデジタル化してスピードを上げることです。紙の回覧や対面でのサインが必要なフローをデジタルに移行するだけで、承認のリードタイムは大幅に短縮されます。Notionの承認ワークフローやGoogleフォームを使った申請システムなど、ツールの選択肢も広がっています。
AYAKAからひとこと
承認フローの見直しは、「手間を省く」だけでなく「誰に何の責任があるか」を明確にする作業でもあります。シンプルなフローほど責任の所在が明確になり、判断スピードが上がります。まずは「この1ヶ月で、承認待ちで止まった案件はどれか」を振り返ってみてください。それが見直すべきポイントを示しています。
