夏の繁忙期こそ、立ち止まる｜忙しさに飲み込まれないための一手
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
[画像1：夏の暑い盛り、汗をぬぐいながら次々と仕事をさばいている人のイメージ 目が回るような忙しさ 少しぐったりした様子のオフィス apro-incゴシック体透かし右下]
七月も半ばを過ぎて、いよいよ夏本番ですね。業種によっては、今がいちばん忙しい時期、という方も多いのではないでしょうか。暑さで体力を奪われながら、次から次へと降ってくる仕事をさばいていく。夕方には、もうくたくた。「改善だのなんだの、そんなこと考えている余裕はないよ」というのが、正直なところかもしれません。
その気持ち、痛いほど分かります。だから今日は、「忙しいときこそ改善を!」なんて、無茶なことを言うつもりはありません。ただ、繁忙期には繁忙期の、ちょっとした付き合い方がある。それだけを、肩の力を抜いてお伝えできたらと思います。週末前ですしね。
忙しいと、なぜか「考える」を後回しにしてしまう
忙しくなると、私たちはある行動をとりがちです。とにかく、目の前のことを片づけることに、全エネルギーを注ぐ。立ち止まって考えるのは後回しにして、ひたすら手を動かす。もちろん、それが必要な場面もあります。でも、これがずっと続くと、ちょっと困ったことが起きるんですよね。
忙しさに飲み込まれると、視野がどんどん狭くなります。目の前の一件をさばくことで頭がいっぱいになって、「そもそも、この作業、こんなに手間をかける必要あるんだっけ」という問いが、浮かばなくなる。走ることに必死で、地図を見る余裕がなくなる感じです。そうやって、非効率なやり方に気づかないまま、ただただ全力で走り続けてしまう。これが、繁忙期のいちばんの落とし穴だと思います。
私も昔、忙しさのピークで、来る日も来る日も同じ作業に追われていたことがあります。あとになって落ち着いてから見返したら、その作業、ちょっと工夫すれば半分の時間で終わるものだったんです。あのとき、ほんの少し立ち止まって考えていれば。そう思うと、なんとも言えない気持ちになりました。
繁忙期は、「宝の山」でもある
ここで、少し発想を変えてみたいのです。繁忙期って、実は、改善のヒントがいちばん見える季節でもあるんですよね。
なぜなら、忙しいときには、業務の「詰まりどころ」が、これでもかというほど、はっきり表に出るからです。どの作業がボトルネックになっているか。どこで手が止まるか。誰に負担が集中しているか。暇なときにはぼんやりしていた問題が、繁忙期には、痛みとしてくっきり見えてくる。つまり、繁忙期は、自社の弱点を教えてくれる、またとない機会でもあるのです。
もちろん、その真っ最中に大改革をする必要はありません。というか、しないほうがいい。忙しいときに大きく変えようとすると、かえって現場が混乱します。そうではなくて、「あ、今ここで詰まったな」「またこの作業に時間を取られたな」と感じた瞬間を、ちょっとだけ心に留めておく。あるいは、ひと言メモしておく。それだけでいいんです。
その小さなメモが、繁忙期が過ぎて少し落ち着いたときに、「じゃあ、来年の夏までにここを直しておこう」という、具体的な改善のタネになります。痛みを感じた「まさにその瞬間」の記録は、あとから思い出そうとしても出てこない、生々しくて貴重な情報なんですよね。
立ち止まるといっても、大げさなことじゃない
「立ち止まる」といっても、手を止めて長考しましょう、という話ではありません。そんな時間、繁忙期にあるわけがない。もっと、ささやかなことです。
たとえば、一日の終わりに、ほんの一分だけ。「今日、いちばん時間を取られた作業は何だったかな」と、振り返ってみる。それをスマホに一行メモするだけ。あるいは、「今日はよく頑張った」と、自分をねぎらう。それくらいの、小さな立ち止まりで十分なんです。この一分が、忙しさに完全に飲み込まれてしまうのを、ぎりぎりのところで防いでくれます。
忙しいときほど、人は自分をすり減らしていることに気づけません。だからこそ、意識して、ほんの少しだけ立ち止まる。走り続けるだけでなく、時々、自分と業務の状態を確かめる。この小さな習慣がある人と、ない人とでは、繁忙期が終わったあとの、疲れ方も、得られる学びも、まるで違ってきます。
もし、この夏の忙しさの中で、「毎年この時期は、こうやって消耗して終わってしまう」と感じているなら、その繰り返しは、来年こそ変えられるかもしれません。繁忙期にくっきり見えた「詰まりどころ」を、落ち着いたときにひとつずつ手当てしていけば、来年の夏は、今年より少しだけ楽になります。
apro-incでは、繁忙期に見えてくる課題を、「今すぐ全部変える」のではなく、「落ち着いてから、優先順位をつけて手当てしていく」形で、伴走します。忙しさのピークにメモしておいた小さな痛みを、一緒に棚卸しして、来年に向けた改善につなげていく。「毎年、夏の忙しさに飲み込まれて終わってしまう」「繁忙期のたびに同じところで苦しんでいる」と感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。その繰り返しを断ち切るお手伝いをします。
AYAKA’s View
忙しいときに「立ち止まろう」というのは、ある意味、いちばん難しい注文だと分かっています。走っている人に、ちょっと止まって、というのは、酷なことですから。だから私は、「大きく立ち止まれ」とは言いません。一日一分でいい。走りながら、ちらっと横を見るくらいでいいんです。
繁忙期を、ただ耐えて乗り切る季節にするのか、来年をよくするためのヒントを拾う季節にするのか。同じ忙しさでも、この向き合い方ひとつで、意味がまるで変わってきます。そして、繁忙期に感じた痛みを、落ち着いてから改善につなげる。その「落ち着いてから」のところで、私はお役に立てます。今はとにかく走りきってください。そして、少し息がつけたとき、この夏に感じたことを、ぜひ聞かせてください。一緒に、来年の夏を、少し楽にしていきましょう。まずは、この週末、しっかり休んでくださいね。よい週末を。
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