紙とハンコが残る業務、どこから電子化する？

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

稟議書は紙で回覧、請求書は印刷して押印して郵送、契約書は製本して割印——。デジタル化が進んだ今でも、紙とハンコの業務は根強く残っています。

よくいただくご相談が「電子化したいが、どこから手をつければいいか分からない」。今日はこの「優先順位のつけ方」を整理します。

全部を一気にやろうとしない

最初にお伝えしたいのは、「全廃止」を目標にしないこと。紙には紙の合理性がある場面もありますし、取引先や法令の制約で電子化できないものもあります。目指すのは「効果の大きいところから順に減らす」ことです。

優先順位の3軸

まず紙・ハンコが残る業務を洗い出し、次の3軸で評価します。

① 件数：毎日・毎週発生するものが最優先

年に数回の書類を電子化しても効果は小さい。稟議・経費精算・勤怠など、日常的に発生するものほど効果が積み上がります。

② 関係者：社内で完結するものから

相手のある書類（契約書・請求書）は、相手の都合や案内が必要で難易度が上がります。社内だけで完結する稟議・申請書類は、自社の意思決定だけで電子化できる。だから最初の一歩に最適です。

③ 制約：法的・業界的な縛りの少ないものから

一部の書類には保存要件や書面交付義務のルールがあります。制約の確認が必要なものは後回しにし、自由に変えられるものから着手します。

現実的な進め方：社内→受領→発行

3軸で評価すると、大抵この順番になります。第1段階は社内の稟議・申請の電子化。ワークフローの仕組みは以前お話しした承認フローの条件設計がそのまま使えます。第2段階は受け取る書類の電子保存（スキャン運用と保存ルール）。第3段階が自社発行書類と契約の電子化です。ここは相手あっての話なので、明日の記事で電子契約として詳しく取り上げます。

AYAKA’s View

紙とハンコの電子化は、実は「ハンコをなくすこと」自体が目的ではありません。紙の往復にかかっていた時間と、書類を探す時間を取り戻すことが目的です。まずは自社の「紙が残る業務リスト」を作るところから。棚卸しの要領は、この連載で何度もお伝えしてきた通りですよ。

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