業務改善

ルールは「作った後」が本番

2026.07.31

【画像設置場所：冒頭】

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

早いもので7月も最終日。今月のこのブログは、振り返ると「社内のルールと仕組みづくり」を一貫してお届けしてきました。

ファイルの保存場所と命名ルール、チャットとメールの使い分け、会議を減らす取り決め、情報アクセスと入退社管理、承認フローの条件設計、グループウェアの整理とSaaSコストの棚卸し、パスワード管理、マニュアルの参照導線——。もし気になるテーマがあれば、過去記事をのぞいてみてください。

でも、ルールは「作った瞬間」がゴールではない

今月の記事を読んで「うちもルールを決めた！」という方に、今日は少し耳の痛い話を。ルールは作った瞬間が一番守られて、時間とともに形骸化するのが普通です。だから「作った後の点検」までがセット。月末や四半期末に、次の3つの問いで点検してみてください。

ルールと実態がズレていたら、現場が悪いのではなくルールが実態に合っていない可能性を先に疑います。守られないルールは、直すか捨てるか。放置が一番よくありません。

「今回だけ特別ね」が3回続いたら、それはもう例外ではなく新しいルールです。例外をルールに取り込むか、例外を止めるか、どちらかに倒しましょう。

ルールが古参メンバーの頭の中にしかないなら、それはルールではなく慣習です。文書化され、新しい人が自力でたどり着ける場所にあること。先日のマニュアルの参照導線の話と同じ構造です。

来月は、今月作った仕組みを土台に、データの守り方やAIの実践活用など、一歩踏み込んだテーマも扱っていきます。

仕組みづくりは、実は「作る3割・定着させる7割」だと思っています。完璧なルールを目指すより、そこそこのルールを作って回しながら直す方が、結局早く定着します。この夏、まずは1つ、自社のルールを点検するところから始めてみませんか？

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