業務改善

生成AIを日常業務に組み込む小さな一歩

2026.08.02

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

先日、AIに任せる仕事・任せない仕事の線引きについてお話ししました。今日はその次のステップ。「使った方がいいのは分かった。で、何から始めれば？」という方に向けた実践編です。

最初の一歩はこの3つから

白紙から書き始めるのが一番時間のかかる仕事です。目的と要点を伝えてたたき台を作らせ、自分は直す役に回る。これだけで文書作成の時間は体感で半分以下になります。

長い資料、会議の文字起こし、長いメールのスレッド。「3行で要約して」「決定事項と宿題だけ抽出して」と依頼すれば、読む前の当たりをつける時間が大幅に減ります。以前ご紹介したAI議事録の活用とも相性抜群です。

意外と活用されていないのがこの使い方。企画のアイデア出し、文章の構成相談、「この提案の弱点は？」という反論役。一人で考え込む前に10分壁打ちするだけで、考えの抜けが早く見つかります。

「いい答えが返ってこない」ときは、たいてい指示が短すぎます。「あなたは営業事務のベテランです（役割）、新規取引先への挨拶メールを書いてください（目的）、300字以内・丁寧だが堅すぎないトーンで（条件）」——この3点セットを意識するだけで、出力の質は目に見えて変わります。

個人の工夫で終わらせないコツは、うまくいった使い方をチームで共有すること。週に1回、朝礼やチャットで「今週のAI活用事例」を1つ共有するだけで、チーム全体の活用レベルが底上げされます。その際は、以前お話しした利用ルールと線引きの一覧表も忘れずに。

生成AIの活用は、大きなプロジェクトとして構えるより、毎日の小さな作業を一つずつ置き換える方が確実に定着します。まずは明日の最初のメールを、AIの下書きから始めてみませんか？

【お問い合わせはこちら｜業務改善・DXのご相談】 https://apro-inc.biz/contact/

【Xで記事について発信しています｜フォローして頂けると嬉しいです！】 https://x.com/ayakan_tp

課題の整理だけでもOK。お気軽にご相談ください。