忙しい人の相談に乗れていますか｜「聞く時間」がチームを支える
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
「ちょっといいですか」と声をかけられて、パソコンの画面から目を離さないまま、「うん、なに?」と返してしまったこと、ありませんか。
私は、あります。しかも、けっこうな回数。忙しいときほど、そうなります。手は動かしたまま、耳だけ相手に向けて、「早く終わらないかな」と思いながら聞く。相手も、そういう空気は敏感に察するので、「あ、いえ、大丈夫です」と、引き下がってしまう。あとになって、「あのとき、ちゃんと聞いていれば」と後悔する。そんなことを、何度も繰り返してきました。
今日は、この「忙しくて、人の話を聞けなくなる」問題について、お話しさせてください。聞くことは、削っていい時間ではない。そう思うようになった、いきさつも含めて。
「聞く時間」は、いちばん削られやすい
仕事が立て込んでくると、私たちは、何かを削って時間を作ろうとします。そして、真っ先に削られるのが、たいてい「人の話を聞く時間」なんですよね。
なぜなら、聞くことは、緊急に見えないからです。目の前の締め切りや、すぐ対応すべき案件に比べると、「部下の相談に乗る」「同僚の話を聞く」は、後回しにしても、その場では困らない。だから、忙しいときほど、つい削ってしまう。「今は忙しいから、あとでね」が口ぐせになる。でも、その「あとで」は、たいてい来ないんですよね。
これは、以前お話しした「重要だけど緊急じゃないこと」の典型です。聞くことは、まさにそれ。今日聞かなくても、今日は回る。でも、聞くことを削り続けた先で、じわじわと、大事なものが失われていく。それに気づくのは、たいてい、失ってからなんです。
聞いてもらえない人は、静かに離れていく
聞く時間を削ると、何が起きるか。以前、「ありがとうを言い忘れる職場」の話を書きましたが、あれと、とてもよく似たことが起こります。
人は、話を聞いてもらえないと、だんだん、話さなくなります。相談しても上の空、報告してもろくに反応がない。そういうことが続くと、「言っても無駄だ」と学習して、口を閉ざしていく。最初は、ちょっとした相談ができなくなる。次に、問題の報告が遅れるようになる。そして最後には、その人自身が、静かに気持ちを離していく。声を荒げることもなく、ただ、あきらめて。
とくに怖いのは、悪い情報ほど、上がってこなくなることです。聞いてくれない上司に、わざわざ悪い知らせを届けたい人はいません。小さなうちに相談してくれれば防げたトラブルが、聞く余裕がなかったせいで、手遅れになるまで表に出てこない。「なんで、もっと早く言ってくれなかったんだ」という言葉は、たいてい、「言える空気がなかった」という現実の裏返しなんですよね。
つまり、聞く時間を削ることは、短期的には時間を生んでいるように見えて、長い目で見ると、はるかに大きなものを失っている。目に見えないところで、チームの土台が、少しずつ崩れていくんです。
「ちゃんと聞く」は、長くなくていい
じゃあ、いつもたっぷり時間を取って、じっくり聞かなければいけないのか。そうではありません。むしろ、大事なのは、時間の長さではなく、「聞く姿勢」のほうだと思うんです。
たとえ五分でも、手を止めて、相手のほうを向いて、目を見て聞く。ただそれだけで、相手が受け取るものは、まったく変わります。逆に、三十分つきあっても、上の空で聞いていたら、相手には「聞いてもらえなかった」としか残りません。長さより、その数分間、ちゃんと相手に心を向けたかどうか。人は、そこを驚くほど敏感に感じ取ります。
だから、忙しいときに大事なのは、「今はちゃんと聞けない」と、正直に伝えることかもしれません。「ごめん、今この作業に集中したいから、十五分後に、ちゃんと聞かせて」。そう言われれば、相手も嫌な気はしません。生返事で適当に流されるより、よほど誠実です。そして、その約束した時間には、本当に手を止めて、向き合う。この「聞くと決めた時間は、ちゃんと聞く」というメリハリが、信頼をつくります。
これは、以前書いた「決める時間を先に確保する」のと、似ているかもしれません。聞く時間も、意識して確保しないと、忙しさに飲み込まれて消えてしまう。だから、あらかじめ「この時間は、話を聞く時間」と決めておく。朝の十分でも、週に一度の面談でもいい。仕組みとして持っておくと、忙しくても、聞くことが守られます。
もし今、「最近、部下や仲間とちゃんと話せていないな」と感じているなら、それは、チームの土台を点検するサインかもしれません。聞けていない状態が続くと、気づかないうちに、人の心は離れていきますから。apro-incでは、業務の効率化だけでなく、こうした「聞く時間」が自然に生まれる働き方や、仕組みづくりのお手伝いもしています。忙しさで対話が失われた職場に、もう一度、話せる空気を取り戻す。「最近、現場の声が聞こえてこない」「報告が遅れがちで、気づくと問題が大きくなっている」と感じている方は、ぜひ一度ご相談ください。聞くことが、ちゃんと根づく職場を、一緒につくりましょう。
AYAKA’s View
「聞く」って、受け身な行為に見えて、実はとてもエネルギーのいることなんですよね。ちゃんと聞こうとすると、自分の考えをいったん脇に置いて、相手に集中しなければいけない。忙しくて余裕がないと、これがなかなかできない。だから、聞けなくなるのは、意地悪だからではなく、単に、心の余裕がなくなっているサインだと思うんです。
逆に言えば、聞く余裕を持てるかどうかは、その人が、あるいはその組織が、健やかかどうかのバロメーターでもあります。私がお手伝いで業務の無駄を減らすのも、突きつめれば、こういう「人の話を聞く余裕」を、現場に取り戻すためなんです。効率化は、冷たく人を切り詰めることではなくて、人と人が、ちゃんと向き合える時間を生むためのもの。そう信じています。もし、忙しさで大切な対話が失われていると感じたら、その状態は変えられます。一緒に、余裕を取り戻していきましょう。いつでも、お待ちしています。
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