手を動かす前に、五分だけ考える｜段取りが仕事の質を決める
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
何か仕事を頼まれると、すぐに手を動かし始めてしまう。私には、そういう癖があります。
「よし、やるぞ」と、勢いよくパソコンに向かって、とにかく作り始める。動いていると、仕事をしている感じがして、安心するんですよね。でも、しばらく進めてから、「あれ、そもそも何を求められていたんだっけ」「この方向で合ってるのかな」と、手が止まる。ひどいときには、半分まで作ってから、根本的に間違っていたことに気づいて、最初からやり直し。急いで始めたはずが、いちばん遠回りになる。そんな失敗を、数えきれないほどしてきました。
今日は、この「すぐ手を動かしてしまう」癖と、その手前で「五分だけ考える」ことの効用について、お話しさせてください。
「動いている」と「進んでいる」は、やっぱり違う
以前、忙しさの話をしたときに、「動いていることと、進んでいることは違う」と書きました。これは、ひとつの作業の中でも、同じことが言えるんです。
すぐ手を動かすと、たしかに、動いてはいます。何もしていない時間がないぶん、頑張っている感じがする。でも、方向が定まらないまま動くと、進んではいないんですよね。行ったり来たり、作っては直し、直しては作り。手は忙しく動いているのに、ゴールには、なかなか近づかない。
私たちは、どうも、「考えている時間」を、無駄な時間のように感じてしまうところがあります。手が止まっていると、サボっているような、後ろめたい気持ちになる。だから、とにかく動こうとする。でも、本当は、その「手を動かす前に考える時間」こそが、仕事の質と速さを、いちばん左右しているのかもしれません。
たった五分の段取りが、あとを大きく変える
じゃあ、具体的にどうするか。難しいことではありません。何かに取りかかる前に、たった五分、手を止めて考えるだけです。
考えるのは、たとえば、こんなことです。この仕事は、そもそも何を求められているのか。ゴールは、どんな状態か。どんな順番で進めるのが、いちばん無駄がないか。どこかに、落とし穴はないか。誰かに、先に確認しておくべきことはないか。これらを、ざっと頭の中で、あるいは紙に書き出して、整理する。それだけで、そのあとの作業が、驚くほどスムーズになります。
特に効くのが、「先に確認しておくべきこと」を、洗い出しておくことです。作り始めてから「これ、どうすればいいんだろう」と手が止まるより、最初に不明点をまとめて聞いてしまったほうが、ずっと早い。半分作ってから方向違いに気づく、あの最悪のパターンを、五分の段取りが防いでくれます。急がば回れ、という言葉を、私はこの週で何度も使っていますが、段取りは、まさにその典型なんですよね。
そして、段取りをつけると、心にも余裕が生まれます。全体像と道筋が見えていると、「これで大丈夫」という安心感を持って、作業に集中できる。行き当たりばったりで進める不安と、道筋が見えている安心とでは、同じ作業でも、疲れ方がまるで違います。
「考える五分」を、仕組みにしてしまう
とはいえ、「五分考えてから」と頭で分かっていても、勢いで手が動いてしまうのが、人間です。私も、いまだにやってしまいます。だから、意志で気をつけるより、仕組みにしてしまうほうが確実です。
たとえば、新しい仕事に取りかかる前に、簡単なメモを書く習慣をつける。「ゴール」「手順」「確認すること」の三つだけ、一行ずつ書く。それを書き終えてから、作業に入る。書くというワンクッションを挟むだけで、勢いで突っ走るのを、自然に止められます。慣れれば、本当に五分かかりません。
これは、チームでも効きます。何か新しい仕事を始めるとき、いきなり動き出すのではなく、最初に短く「これは、こういう段取りでいきましょう」とすり合わせる。この一手間があるだけで、全員が同じ方向を向いて動けます。バラバラに走り出して、あとで食い違いに気づく、という無駄が減る。段取りは、個人の仕事術であると同時に、チームの生産性を上げる、大事な習慣でもあるんです。
もし今、「一生懸命やっているのに、やり直しが多い」「忙しいわりに、成果につながっていない」と感じているなら、それは、能力の問題ではなく、段取りの習慣が抜けているだけかもしれません。そして、この段取りの癖は、個人でも身につけられますが、業務の流れ全体として設計すると、もっと効果が出ます。apro-incでは、どこで手戻りが起きているか、どこに段取りを入れると流れがよくなるかを、一緒に見ていくお手伝いをしています。「やり直しや手戻りが多い」「仕事の進め方に、なんとなく無駄を感じる」という方は、ぜひ一度ご相談ください。動く前に考える。その小さな習慣を、御社の仕事に根づかせましょう。
AYAKA’s View
「よく考えてから動きなさい」というのは、子どもの頃から、耳にタコができるほど言われてきた言葉かもしれません。でも、大人になって仕事をするようになると、あらためて、これは本当に大事だったんだな、と痛感します。当たり前すぎて、かえって軽く見てしまう教えほど、実は核心を突いていたりするんですよね。
ただ、勘違いしてほしくないのは、「考える」といっても、完璧な計画を立てろ、という話ではないことです。以前、「完璧な計画より、動きながら直す」という話も書きました。矛盾するようですが、どちらも本当なんです。何も考えずに突っ走るのもだめ、考えすぎて動けないのもだめ。ちょうどいいのは、五分だけ段取りをつけて、あとは動きながら直す。この、ほどよいバランスなんだと思います。頭を使う五分と、手を動かす時間。その両方を、上手に行き来する。それが、いちばん質が高く、いちばん速い進め方なのかもしれません。段取りに、少し迷いがあれば、いつでもご相談ください。
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