休み中にたまったメール、どう片づける｜山を崩す順番の話
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
昨日は、お盆明けの初日は無理をしなくていい、というお話をしました。とはいえ、二日目ともなると、そろそろ、あれと向き合わなければなりません。そう、休み中にたまった、メールの山です。
久しぶりにメールを開いて、未読の数字を見た瞬間の、あの、うっとなる感じ。何百件も並んだメールを前にすると、どこから手をつけていいか分からなくて、途方に暮れますよね。今日は、この「たまったメールの山」を、どう崩していくか。ちょっとした、順番の話をさせてください。
上から順番に、が、いちばん危ない
たまったメールを片づけるとき、多くの人が、無意識にやってしまうことがあります。それは、上から順番に、一件ずつ、丁寧に対応していくこと。まじめな人ほど、これをやりがちです。でも、実は、これがいちばん、時間のかかるやり方なんですよね。
なぜなら、メールの山の中身は、重要度がバラバラだからです。すぐ対応すべき大事なメールもあれば、読まなくてもいい広告メールもある。それを、届いた順に、区別なく処理していくと、どうでもいいメールに時間を取られて、肝心の大事なメールに、なかなかたどり着けない。しかも、上から丁寧にやっていると、全部片づける前に、力尽きてしまいます。そして、山の下のほうに埋もれた、本当に急ぎのメールを、見逃してしまう。これが、いちばん怖いパターンです。
大事なのは、一件ずつ順番に処理することではなくて、まず、山全体を見渡して、どれが重要かを、ざっと仕分けることなんです。
まず「分ける」、それから「片づける」
私がおすすめするのは、いきなり返信を始めるのではなく、最初に、ざっと全体を分けてしまうことです。
やり方は、こうです。まず、メールの件名と差出人だけを、上から下まで、ざっと眺めていく。中身は、まだ読みません。件名と差出人を見るだけで、たいていのメールは、どれくらい重要か、見当がつきます。そして、頭の中で、あるいは実際に、三つくらいに分けていく。「これは、すぐ対応が必要」「これは、あとで読めばいい」「これは、読まずに消してもいい」。この仕分けを、まず、一気にやってしまう。
分けてしまえば、あとは簡単です。「すぐ対応が必要」なものだけを、優先して片づける。「あとで読めばいい」ものは、時間のあるときに、ゆっくり。「読まなくていい」ものは、思い切って、まとめて消す。こうすると、限られた時間とエネルギーを、本当に大事なメールだけに、集中させられます。全部を平等に扱おうとするから、時間が足りなくなるんですよね。メールに、優先順位をつける。それだけで、片づくスピードが、まるで変わります。
これは、以前「やめる業務の見極め」や「決める仕事」の記事でも触れた、優先順位の話と、根っこは同じです。全部を同じ重さで扱わない。重要なものを見極めて、そこに力を注ぐ。仕事の基本は、こういう「分ける」ことから始まるのだと思います。
「急ぎ」に見えて、急ぎでないもの
もうひとつ、覚えておくと役に立つことがあります。それは、「急ぎ」に見えるメールが、必ずしも急ぎとは限らない、ということです。
「至急」「大至急」と件名についていても、実際には、そこまで急いでいないことは、けっこうあります。逆に、淡々とした件名の中に、本当に大事な要件が埋もれていることもある。だから、件名の勢いに惑わされず、「これは、本当に今すぐ対応が必要か?」を、少し冷静に見極めることが大切です。送り手の「急ぎ」と、自分にとっての「急ぎ」は、必ずしも一致しませんから。
それから、休み中にたまったメールの中には、時間が解決してくれたものも、案外あります。「これ、どうしましょう」と来ていた相談が、あなたが休んでいる間に、別の人が対応してくれていたり、状況が変わって、対応不要になっていたり。だから、古いメールほど、慌てて対応せず、「これ、まだ対応が必要かな?」と、一度確かめるといい。せっかく返信したのに、「あ、それ、もう解決しました」と言われる。そういう無駄も、防げます。
もし今、「休み明けのメール処理だけで、初日が終わってしまう」「いつも、メールに追われている気がする」と感じているなら、それは、メールとの付き合い方そのものを、見直せるサインかもしれません。そもそも、そのメール、本当に必要なやり取りでしょうか。会議や電話で済むこと、あるいは、別の方法で共有すれば減らせるやり取りが、混じっていないでしょうか。apro-incでは、こうした日々の情報のやり取りそのものを見直して、メールに追われない働き方を、一緒に設計するお手伝いをしています。「メール対応に、一日の多くを取られている」「情報共有のやり方に、無駄を感じる」という方は、ぜひ一度ご相談ください。あなたの時間を、メールの山から、取り戻しましょう。
AYAKA’s View
たまったメールの山って、なんだか、その人の「抱えているもの」の象徴みたいだな、と思うことがあります。全部を、平等に、丁寧に対応しようとして、パンクしてしまう。これは、メールに限らず、仕事全般に言えることかもしれません。まじめで責任感の強い人ほど、すべてに全力で応えようとして、いちばん大事なことに、力を注げなくなる。
でも、限りある時間とエネルギーを、うまく使うためには、「何に力を注ぎ、何は手を抜くか」を、自分で決めることが、どうしても必要なんです。それは、手抜きではなくて、大事なことに集中するための、賢い戦略です。メールの山を崩す順番を考えることは、その、小さな練習みたいなものかもしれません。全部を抱え込まず、優先順位をつけて、大事なものから。この考え方が身につくと、仕事全体が、ずいぶん軽くなります。もし、いつも何かに追われて、うまく優先順位がつけられないと感じているなら、その整理、一緒にやらせてください。いつでも、お待ちしています。
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