散らかったデスクとフォルダを、月末のうちに片づける
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
八月も、残りわずか。月末が近づいてきましたね。昨日は、九月を「二度目の一月」として、仕切り直しましょう、という話をしました。今日は、その仕切り直しの、もっと具体的で、地味な一歩について、お話ししたいと思います。ずばり、「片づけ」です。
机の上を、見てみてください。書類が、積み重なっていませんか。付箋が、あちこちに貼られていませんか。そして、パソコンのデスクトップ。ファイルが、散乱していませんか。フォルダの中は、どうでしょう。気づけば、私たちの仕事場は、物理的にも、デジタル的にも、少しずつ、散らかっていくものです。月末という区切りは、それを、リセットする、いい口実になります。
散らかりは、じわじわ効いてくる
散らかったデスクや、ぐちゃぐちゃのフォルダ。「まあ、仕事はできているし、いいか」と、つい、後回しにしがちです。でも、この散らかりは、実は、じわじわと、私たちの仕事の効率を、削っているんです。
たとえば、必要な書類を探すのに、毎回、数分かかる。目当てのファイルが、どのフォルダにあるか分からなくて、あちこち開いて回る。この、「探す時間」は、一回ごとは、ほんの少しでも、積み重なると、けっこうな時間になります。一日に何度も、何かを探しているとしたら、その合計は、無視できません。そして、探し物をしている間に、集中も、途切れます。せっかく乗っていた作業のリズムが、探し物のたびに、断ち切られる。散らかりは、時間だけでなく、集中力まで、奪っていくんです。
それに、散らかった環境は、なんとなく、気持ちを、落ち着かなくさせます。視界に、雑然としたものが入っていると、頭の中まで、ざわざわしてくる。逆に、机の上や、フォルダが、すっきり整っていると、それだけで、気持ちよく、仕事に向かえる。片づけは、単なる見た目の問題ではなくて、仕事の効率と、心の状態に、直結しているんですよね。
物理とデジタル、両方を
片づけというと、机の上のような、目に見えるものを、思い浮かべがちです。でも、今の時代、片づけるべきものは、物理的なものだけでは、ありません。むしろ、パソコンの中の、デジタルな散らかりのほうが、深刻かもしれません。
デスクトップに、無数のファイルが並んでいる。「新しいフォルダ」「新しいフォルダ(2)」が、いくつもある。同じような名前のファイルが、いくつも保存されていて、どれが最新か分からない。ダウンロードフォルダは、何年分ものファイルで、あふれている。こうしたデジタルの散らかりも、物理的な散らかりと同じように、探す時間を増やし、集中を妨げます。しかも、デジタルは、無限に保存できてしまうぶん、散らかりに、気づきにくい。机の上は、物理的な限界があるから、いつか片づけざるを得ませんが、パソコンの中は、放っておくと、どこまでも、散らかっていきます。
だから、この月末の片づけでは、物理とデジタル、両方に、手をつけてほしいのです。机の上を片づけたら、パソコンの中も、少し整理する。デスクトップのファイルを、フォルダに片づける。もう使わないファイルを、消す。この、両方をやって、はじめて、本当に「片づいた」と言えるのだと思います。
全部やろうとしない、月末ごとに少しずつ
ただし、ここでも、大事なコツがあります。それは、一気に、完璧に片づけようとしないことです。
何年分もの散らかりを、一日で、全部片づけようとすると、それだけで、丸一日、いえ、それ以上かかって、へとへとになります。そして、たいてい、途中で挫折する。そうではなくて、「今日は、机の上だけ」「今日は、デスクトップのファイルだけ」というように、範囲を区切って、少しずつ、やる。そして、それを、月末ごとの、習慣にしてしまう。毎月末に、少しずつ片づけていれば、大きく散らかる前に、リセットできます。大掃除を、年に一度、大変な思いでやるより、毎月、少しずつ片づけるほうが、ずっと楽で、ずっと効果的なんです。
このブログで、私は、繰り返し「小さく始める」「習慣にする」ことを、お伝えしてきました。片づけも、まったく同じです。一度きりの、大片づけを目指すのではなく、月末ごとの、小さな片づけを、習慣にする。そうすれば、いつも、すっきりした環境で、仕事ができます。九月を、気持ちよく始めるためにも、この八月の終わりに、少し、片づけてみませんか。散らかりをリセットして、新しい月を、すっきりした机と、整ったフォルダで、迎える。それだけで、九月の仕事の滑り出しが、少し、軽くなるはずです。
もし、「片づけたいけれど、特に、パソコンの中の情報が、ぐちゃぐちゃで、どう整理していいか分からない」「会社全体で、ファイルやデータの管理が、バラバラで困っている」ということがあれば、それは、個人の片づけを超えた、情報管理の仕組みの話かもしれません。apro-incでは、こうした、データやファイルの整理・管理の仕組みづくりも、お手伝いしています。個人が片づけても、会社としてのルールがないと、また、すぐに散らかってしまいますから。「情報が、どこにあるか分からない」「ファイル管理を、なんとかしたい」という方は、ぜひ一度ご相談ください。探し物のない、すっきりした職場を、一緒につくりましょう。
AYAKA’s View
片づけの効果で、私が、いちばん大きいと思っているのは、実は、時間の節約より、「気持ちの切り替え」なんです。散らかった環境は、過去の、やりかけの仕事や、未処理のものの、象徴でもあります。それが、視界に入っていると、無意識のうちに、「あれも、これも、やらなきゃ」という、プレッシャーを、感じ続けてしまう。逆に、片づけて、すっきりさせると、その、目に見えないプレッシャーから、解放される。片づけは、環境を整えると同時に、心を、整えることでもあるんですよね。
だから、九月という、仕切り直しの前に、片づけをするのは、とても、理にかなっています。散らかった過去を、いったんリセットして、すっきりした状態で、新しい月を、迎える。物理的な片づけが、気持ちの上でも、区切りをつけてくれる。もし、片づけたいのに、なかなか手がつけられない、という方がいたら、まずは、机の上の、ひとつの引き出しだけ、あるいは、デスクトップの、ファイルひとつだけ、から始めてみてください。小さな一歩が、次の一歩を、呼びますから。そして、会社全体の情報整理でお困りなら、いつでも、お手伝いします。良い一週間を。
▼ お問い合わせはこちら https://apro-inc.biz/contact
▼ 【Xで記事について発信しています｜フォローして頂けると嬉しいです！】 https://x.com/ayakan_tp
