Notion

「この仕事、あの人しかできない」をなくす。Notionで属人化業務を脱却した話

2026.07.03

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

「この作業、〇〇さんに聞かないとわからないんですよ」——現場でよく耳にする言葉です。ベテランの方が長年積み上げてきた知識や手順が、頭の中だけに存在している状態。これが「属人化」です。

属人化自体は悪ではありません。でも、それが「リスク」になる瞬間があります。その方が急病で休んだとき、退職したとき、異動したとき——業務が止まる、ミスが増える、新人が育たない。中小企業ほどこのダメージは大きいんです。

Notionで属人化を解消するとはどういうことか

Notionを使った属人化解消とは、ひと言でいうと「頭の中にある手順を、チームが見られる場所に出す」ことです。

ポイントは「完璧なマニュアルを作ろうとしない」こと。最初から100点を目指すと挫折します。「箇条書きでいいから書く」「スクリーンショットを貼るだけでいい」、そのくらいのハードルで始めるのが正解です。

「この作業、他の人でもできますか？」と聞いてみましょう。「うーん…」と間があいたらそれが対象です。まずリストアップするだけでOK。

マニュアルを「誰かが書く」のではなく、「その業務をやっている人が実況しながら書く」のがコツです。Notionのページを開きながら、実際の作業と並行してメモしていく。スクショを貼るだけでも十分です。

書いたマニュアルを、その業務を知らない人に渡して試してもらいます。「ここが意味わからなかった」というフィードバックがそのまま改善点になります。

紙やWordと違って、Notionはリンクで繋げられます。「この手順の詳細はこちら→」と別ページに飛ばせるので、「読む人のレベル」に合わせて情報の深さを調整できるんです。

属人化解消は、「その人を不要にする」ためではなく、「その人の知識をチームの財産にする」ためのものです。まず1業務から始めてみましょう。

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