業務改善

使っていないツールに毎月いくら払っていますか？—SaaSコスト棚卸しの進め方

2026.07.20

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

昨日の記事で「グループウェアの乱立」についてお話ししましたが、今日はその続編、お金の話です。突然ですが、自社が契約しているSaaSやクラウドサービスの月額合計、即答できますか？

「たぶん10個くらい…いや、もっとあるかも」——この状態、実は多くの会社で起きています。先日棚卸しをお手伝いした会社では、契約中のSaaSが27個。そのうち8個はほぼ誰も使っておらず、年間にすると約60万円を気づかないまま払い続けていました。

なぜ「使っていないのに払い続ける」が起きるのか

共通するのは「契約情報が一覧になっていない」ことです。請求はカード明細や部署ごとの経費に分散していて、全体像を誰も見ていないんです。心当たり、ありませんか？

カード明細・請求書・経費精算の記録から、サブスクリプション課金をすべて拾い出します。記憶や感覚ではなく、お金の流れから辿るのが確実です。まずは直近3か月分で十分です。

各ツールの管理画面でログイン状況やアクティブユーザー数を確認します。「アカウント数10、直近1か月のログイン2人」のようなツールが削減候補です。

「他ツールと役割が重複していないか」「利用率は何％か」「やめたら何が困るか」の3点で、継続・縮小（プラン変更・アカウント削減）・解約に仕分けます。迷ったら、いきなり解約せず縮小から始めるのが安全です。

棚卸しは1回やって終わりだと、1年後には元に戻ります。「新規ツールの契約は申請制にする」「契約台帳を作り、更新月・費用・管理者を記録する」「年1回、更新月の前に見直す」——この3つをルール化しておくと、コストの膨張もツールの乱立も再発しにくくなります。

SaaSコストの怖いところは、1つひとつが月数千円と小さいため、痛みを感じにくいことです。でも積み上がれば社員の人件費数日分になります。そして棚卸しの副産物として、昨日お話しした「ツールの全体像」も手に入る。一石二鳥の取り組みなので、まずはカード明細を3か月分、眺めてみてください。

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