業務改善

二重入力・転記作業をなくす3つのアプローチ

2026.07.21

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

FAXやメールで届いた注文を基幹システムに入力して、同じ内容をExcelの管理表にも入力して、さらに月末には集計表に写して…。「同じ情報を2回以上入力する」作業、皆さんの職場にもありませんか？

ある会社では、受注1件あたりの入力作業を辿ったところ、同じ情報が4か所に手入力されていました。1件5分×4か所×月200件。単純計算で月66時間が「写す作業」に消えていたんです。

なぜ転記が生まれるのか

転記は、誰かが好きでやっているわけではありません。

どれも歴史的な経緯があって生まれたものです。だからこそ、誰も疑問を持たないまま続いてしまいます。

転記には入力ミスがつきものです。そしてミス以上に厄介なのが、データの不整合。「システムの数字とExcelの数字が合わない。どっちが正しいの？」——この確認作業こそ、最も無駄な時間です。同じ情報が複数の場所にあると、必ず「どれが正か」問題が起きます。

理想は「1つの事実は1か所にだけ記録する」こと。入力は発生源に最も近い人が一度だけ行い、他の人はそのデータを参照する形にします。

システム間の転記は、標準の連携機能やCSVの取り込み、自動化ツールで置き換えられることが多いです。全自動でなくても、「手で写す」が「取り込みボタンを押す」に変わるだけで、時間もミスも大きく減ります。

実は一番効くのがこれです。「この管理表、本当に必要？」と問い直すと、元のシステムの画面や集計機能で足りるケースが少なくありません。写す先そのものをなくせば、転記はゼロになります。

改善の第一歩は、誰が・何を・どこからどこへ写しているかを一覧にすることです。線でつないで図にすると、「ここが二重だ」が一目で見えます。全部を一度に直す必要はありません。件数が多く、ミスの影響が大きいところから1本ずつ減らしていきましょう。

転記作業は、現場の頑張りで回ってしまうため、問題として認識されにくいんです。でも「写す」という行為を見つけたら、それは仕組みの欠陥のサイン。人が頑張るのではなく、データが流れる形に変える——これが業務改善の基本だと思っています。

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