AIで提案書・営業資料を作成する前に必要なこと

こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。

お盆前で慌ただしい時期ですね。今日は、すぐ実務で使えるAI活用の話——提案書や営業資料の「下ごしらえ」です。

「提案書をゼロから書き始めるのが一番しんどい」。この感覚、多くの人が持っています。白紙が一番怖い。AIは、まさにこの「白紙を埋める」工程が得意です。

AIは「完成品」でなく「たたき台」を作らせる

大事なのは、AIに完成品を求めないことです。AIが作るのは、あくまで7〜8割のたたき台。そこから人が、自社の強みや相手の事情を踏まえて仕上げる。この分業が、質とスピードを両立させます。

AIに丸ごと任せた資料は、どこか一般論的で刺さりません。逆に人がゼロから作ると時間がかかる。たたき台をAI、仕上げを人、が最適です。

指示のコツ：3点を渡す

いい下書きを引き出すには、指示に3点を含めます。

• 相手の状況：「従業員30名の製造業、紙の日報に課題」
• 提案の目的：「日報のデジタル化を提案したい」
• 構成の指定：「課題→解決策→導入イメージ→費用感の順で」

この3点があるだけで、返ってくるたたき台の質が大きく変わります。以前お話しした「役割・目的・条件」の指示の型と同じ考え方です。

仕上げで人がやるべきこと

たたき台ができたら、人がやるのは次の3つ。事実確認（数字や事例が正しいか）、自社ならではの具体例の追加、そして相手に合わせたトーンの調整です。特に事実確認は、昨日お話ししたハルシネーション対策として必須です。

使い回せる「型」にしておく

一度うまくいった指示は、テンプレートとして保存しておきましょう。次からはそれを少し変えるだけ。チームで共有すれば、誰が作っても一定の質になります。

AYAKA’s View

AIの提案書活用でよくある失敗は、「完璧な完成品を一発で出させようとする」ことです。AIは優秀なアシスタントであって、担当者ではありません。たたき台を任せて、判断と仕上げは人がやる。この役割分担ができると、資料作成の時間は体感で半分以下になります。

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