一人で締めようとしない｜「締め」をチームで分かち合う
こんにちは、apro-incの業務改善・DXコンサルタント、AYAKAです。
昨日は、上半期の締めに、まず、仲間を、ねぎらいましょう、という話をしました。今日は、その、仲間と、締めを、どう、分かち合うか、という話です。
上半期の締めというのは、リーダーや、管理職の方にとって、けっこう、大変な、仕事です。半年の振り返り、数字のまとめ、やり残しの整理。やることが、山ほど、あります。そして、責任感の強い方ほど、これを、全部、自分ひとりで、抱え込もうとしがちです。でも、今日、お伝えしたいのは、「締めは、一人で、やらなくていい」ということ。いえ、むしろ、「一人で、やらないほうが、うまくいく」ということなんです。
締めを、一人で抱えると、どうなるか
締めの作業を、リーダーが、全部、一人で、抱え込むと、どうなるか。まず、単純に、その人が、パンクします。
ただでさえ、忙しい、月末の時期に、締めの作業まで、一人で、背負う。夜遅くまで、資料を、まとめ、数字を、集計し、振り返りを、書く。そして、疲れきって、締めの、質も、落ちてしまう。これでは、なんのための、締めか、分かりません。以前、「任せられない病」の話を、書きましたが、締めの作業も、この、抱え込みの、罠に、はまりやすいんですよね。「自分が、やったほうが、早い」「みんなは、忙しいから」と、抱え込んで、結局、一人で、消耗する。
そして、もうひとつ、大きな問題があります。締めを、一人で、やってしまうと、その、振り返りや、気づきが、その人の、頭の中だけで、完結してしまうんです。半年を、振り返って、見えてきた、課題や、学び。それが、チーム全体で、共有されない。リーダーだけが、分かっていて、メンバーは、蚊帳の外。これでは、せっかくの、締めの学びが、チームの、次の一歩に、つながりません。締めは、リーダー一人のものではなく、チーム、みんなのものであるべきなんです。
締めは、分担できる
「でも、締めは、責任者の仕事だから」と、思うかもしれません。たしかに、最終的な、まとめや、判断は、リーダーの、役割でしょう。でも、締めの作業の、すべてを、リーダーが、やる必要は、ないんです。分担できる部分は、たくさん、あります。
たとえば、それぞれの、担当分野の、振り返りは、各メンバーに、書いてもらう。数字の、集計は、得意な人に、お願いする。やり残しの、洗い出しは、チーム全員で、出し合う。こうやって、締めの作業を、分担すると、リーダーの、負担が、減るだけでなく、いいことが、たくさん、あります。まず、それぞれの、現場を、いちばんよく知る人が、振り返るので、締めの、内容が、深く、正確になる。リーダーが、一人で、全体を、把握しようとするより、ずっと、実態に、即したものに、なるんです。
そして、何より、締めの作業に、関わることで、メンバー一人ひとりが、当事者として、半年を、振り返ることになる。以前、「現場を巻き込む」という話を、書きましたが、締めも、同じです。上から、まとめられた、振り返りを、聞かされるより、自分で、振り返って、それを、持ち寄るほうが、ずっと、自分ごとに、なる。締めを、分かち合うことは、チーム全員の、成長の機会にも、なるんです。
分かち合うと、締めが、対話になる
締めを、チームで、分かち合う、いちばんの、良さは、締めが、「報告」から、「対話」に、変わることだと、思います。
リーダーが、一人で、締めて、それを、発表する。これは、一方通行の、報告です。でも、みんなで、それぞれの、振り返りを、持ち寄って、「この半年、どうだったか」を、話し合う。これは、双方向の、対話です。対話の中では、一人では、気づけなかった、視点が、出てきます。「あの時期、実は、こういうことで、困っていた」「この成功は、あの人の、こういう働きが、大きかった」。みんなで、話すからこそ、見えてくる、半年の、姿があるんです。
そして、この対話は、そのまま、下半期への、話し合いに、つながります。「じゃあ、後半は、どうしようか」と。締めを、みんなで、分かち合うと、その流れで、自然と、後半戦の、方向も、みんなで、考えることになる。締めが、次への、スタートに、なめらかに、つながっていく。一人で、締めていたら、生まれなかった、この、チームの、対話こそが、実は、締めの、いちばんの、収穫なのかもしれません。
この上半期の締め、ぜひ、一人で、抱え込まず、チームで、分かち合ってみてください。各メンバーに、振り返りを、お願いし、みんなで、持ち寄って、話し合う。リーダーの、負担が、減るだけでなく、締めの、質も、上がり、チームの、結束も、深まる。いいことづくめです。締めを、一人の、孤独な作業から、チームの、対話の場に、変えてみませんか。
もし、「締めを、分担したいけれど、どう、進めればいいか、分からない」「チームで、うまく、振り返りを、共有する、やり方を、知りたい」ということがあれば、ぜひ一度ご相談ください。apro-incでは、こうした、チームでの、振り返りや、締めの、進め方の、設計も、お手伝いしています。ただ、集まって、話すだけでは、なかなか、深い対話には、なりません。どういう、問いを、投げかけ、どう、進行すれば、みんなが、本音で、語り合えるか。その、場のつくり方に、コツがあります。外の人間が、進行役として、入ることで、社内では、言いにくかった本音が、出てくることも、多いのです。「チームの締めを、実りある、対話の場にしたい」という方は、ぜひ、声をかけてください。
AYAKA’s View
「一人で、やらない」というのは、実は、とても、勇気のいることです。特に、責任感の強い、リーダーほど、「自分が、やらなければ」という思いが、強い。人に、頼るのは、悪いことのように、感じてしまう。でも、以前も、お伝えしましたが、上手に、人に、頼れることは、弱さではなく、立派な、能力です。そして、締めのような、大きな仕事こそ、その、頼る力が、試されます。
それに、締めを、分かち合うのは、リーダーが、楽をするため、だけでは、ありません。それは、チームを、信頼し、みんなに、当事者として、関わってもらう、ということでも、あります。「この半年を、一緒に、振り返ろう」と、声をかけることは、「あなたたちは、この半年の、大切な、当事者だ」という、メッセージでも、あるんです。だから、締めを、分かち合うことは、チームへの、信頼の、あらわれでもある。この締めの季節に、ぜひ、一人で、抱え込まず、仲間を、信じて、分かち合ってみてください。そして、その進め方に、伴走が、必要なら、いつでも、お手伝いします。良い一週間を。
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