kintoneの「ゲストスペース」と「通常スペース」の違いとは？

はじめに

kintoneは、部署やプロジェクトごとに「スペース（掲示板やアプリの集まり）」を作成し、情報共有や業務管理を効率化できるツールです。

その中でも「ゲストスペース」は、外部のパートナーや取引先とデータをやり取りする際に便利ですが、設計段階で注意すべき制約があることをご存知でしょうか？

通常スペースとゲストスペースの違い

項目	通常スペース	ゲストスペース
利用対象	社内ユーザー	社外ユーザー（ゲスト）を招待可能
招待方法	自社のkintoneユーザーのみ	メールでゲストを招待（kintone未契約でもOK）
アプリの設置	可能	可能
アプリ間の連携	他のスペースや全社アプリとも連携可能	ゲストスペース内のアプリ間のみ連携可能
API連携	可能	可能（ただしゲストスペース用のAPIキーが必要）

具体例で見る、アプリ連携の落とし穴

▼事例：顧客とのプロジェクト共有にゲストスペースを使ったが…

背景

とある企業では、クライアントと進捗を共有するために、ゲストスペース内に以下のようなアプリを用意しました。

• 進捗管理アプリ（ゲストスペース内）
• ファイル共有アプリ（ゲストスペース内）

同時に、社内では以下の通常スペースにアプリがあります。

• 工数管理アプリ（通常スペース）
• 営業案件アプリ（通常スペース）

問題発生

営業案件アプリと進捗管理アプリのレコードをルックアップでつなげようとしたところ、連携できないことが発覚。

理由は、「ゲストスペースのアプリは、他のスペースのアプリと連携できない」という仕様制限です。

設計時に考慮すべきポイント

1. 連携が必要なデータは、どのスペースにあるべきか？
   → ゲストスペースでは完結できない情報連携がある場合は、ゲストスペース外の利用を検討する。
   
2. 業務フローのどの部分を外部共有したいのか？
   → 共有すべき最低限の情報だけをゲストスペースに配置し、それ以外は社内管理に限定。
   
3. 必要に応じて「API連携」や「Webhook」での代替を設計する
   → ゲストスペースと通常スペースを連携させるには、JavaScriptや外部ツールを使ったAPI連携が必要になる。

活用シーンの使い分けガイド

シーン	推奨スペース	理由
社内でのプロジェクト管理	通常スペース	部署横断のアプリ連携が可能なため
クライアントとのやりとり	ゲストスペース	セキュアに社外ユーザーを招待できる
受発注業務の進捗共有	ゲストスペース + 通常スペース	社外との共有用アプリと、社内の詳細管理アプリを分離設計

まとめ：ゲストスペースの「分離性」を理解して設計を

ゲストスペースは非常に便利な仕組みですが、その連携制限を知らずに設計を進めてしまうと、後から大きな修正が必要になる場合があります。

業務に必要なアプリ同士の「つながり」がある場合は、どのアプリをどこに置くべきか、事前に設計を見直すことが不可欠です。

あとがき：設計前に相談できるパートナーがいると安心