〜マスタ管理と仲良くつきあうコツ〜
「この顧客情報、前も入力した気がするな…」「同じデータを何度も打ち込むの、正直めんどくさい！」
そんなときに救世主のように現れるのが、kintoneの「ルックアップ」機能です。
初めて触ると「おお、別のアプリから自動で情報を引っ張れるのか！」と感動しますよね。
でも、使っていくうちに気づくんです。「便利だけど、ちょっとクセがあるぞ…？」と。
今日はそんなルックアップ機能の基本・便利な点・ちょっと惜しい点を、「マスタ管理」という視点から分かりやすくお話しします。
そもそも「ルックアップ」って？
ざっくり言うと、他のアプリ（＝マスタ）にある情報を呼び出して使う機能です。
たとえば、
- 顧客マスタ → 顧客名・住所・担当者
- 商品マスタ → 商品名・単価・カテゴリ
これらの情報を、案件アプリや見積アプリに検索して呼び出せるようになります。
つまり、いちいち手打ちしなくてもOK！「会社名を選ぶと、自動で住所と担当者も入る」という流れが実現します。
実際の使い方をざっくり紹介
- マスタアプリを作成（例：顧客マスタ） 会社名や住所などの基本情報を登録します。
- 参照先アプリにルックアップフィールドを追加（例：案件アプリ）
- 共通のキーを設定（会社名や顧客コードなど）
- 検索して選択するだけ！ ルックアップで会社名を選ぶと、住所・担当者名などが自動入力されます。
慣れるとめちゃくちゃ時短です。データの整合性も保たれるし、入力ミスも激減します。
ルックアップの「いいところ」
- ✅ 入力の手間が激減！ 同じ顧客情報を毎回打つ必要がなくなる。
- ✅ マスタ更新で最新データが反映される 顧客の住所変更なども、マスタを直せば全部のアプリに反映。
- ✅ 表記ゆれ・誤字脱字を防げる 「株式会社」と「(株)」の違いなども統一できる。
要は、「みんなが同じデータを使える状態」を保つのに最適なんです。チームでの運用には欠かせない機能ですね。
でも、ちょっと面倒なところもある…
そう、マスタに情報がないと引っ張れない。これがルックアップの唯一にして最大のハードルです。
たとえば、新規の顧客を登録しようとしたとき。
顧客マスタにその会社がまだ登録されていなければ、ルックアップ検索しても出てきません。
結局、「あれ、マスタにないじゃん……」
→ 顧客マスタを開いて新規登録
→ もう一度案件アプリを開いて入力
この流れ、地味に面倒です。
しかも外出先やスマホ入力だと、アプリを行ったり来たり。「うーん、せっかく便利な機能なのに」と感じる人も少なくありません。
マスタ運用をうまく回すコツ
ルックアップを快適に使うには、「マスタを誰が・いつ・どう登録するか」をルール化しておくのがポイントです。
たとえばこんな感じ
- 新しい顧客が出たら、営業アシスタントがマスタ登録
- 登録用のフォームアプリを作って、誰でも申請できるようにする
- 定期的にマスタの重複チェックを行う
これだけでも、「マスタがないから登録できない問題」がかなり減ります。
つまり、ルックアップは“設定して終わり”ではなく、運用設計が肝心な機能なんです。
まとめ：ルックアップは「マスタと一緒に使ってこそ」輝く
ルックアップは間違いなく便利。でも、マスタが整っていないと逆に不便になる——
これがこの機能のリアルな一面です。
だからこそ、
- マスタの登録ルールを決める
- 定期的にメンテナンスする
- 必要に応じて「マスタ登録ボタン」などをJSで補う
こうしたちょっとした工夫で、チーム全体のkintone運用がグッと快適になります。
💡 この記事のまとめ
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| ルックアップとは | 他アプリ（マスタ）から情報を引っ張る機能 |
| メリット | 入力効率アップ・データ整合性維持 |
| デメリット | マスタ未登録だと呼び出せない |
| コツ | マスタ運用ルールを明確化すること |
🔗 参考・関連情報
- サイボウズ公式ヘルプ：ルックアップフィールドとは
- kintone公式ブログ：「ルックアップ」を活用したマスタ管理のコツ
- kintone developer network：ルックアップの自動登録を行うカスタマイズ例
- Qiita：「kintone ルックアップ」運用をラクにする工夫集
📘 ポイント
ルックアップは“便利な仕組み”ではなく、“マスタとチームの運用を支える仕組み”です。
マスタ登録が整えば整うほど、ルックアップはあなたの味方になります。
